Hysbysiad Preifatrwydd Refeniw a Budd-daliadau

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl gan CBSC pan ydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol mewn perthynas â Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau CBSC.

Mae’r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau yn cynnwys yr adrannau canlynol: Ardoll Ardal Gwella Busnes, Treth y Cyngor, Cymorth Treth y Cyngor, Prosesu Delweddau Dogfennau, Asiantau Gorfodi, Asesiad Budd-Daliadau Tai, Asesiad Ariannol ar gyfer Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol, Mân Ddyledwyr a Chysoni Incymau ac Ardrethi Annomestig Cenedlaethol.

Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol.

Pwrpas ar gyfer prosesu a sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol

• Darpariaeth gwasanaeth ar gyfer y Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth, ni fyddwn yn gallu darparu’r gwasanaeth hwn i chi. Mae anfon biliau, casglu a gorfodi trethi lleol (domestig ac annomestig) a dyledion amrywiol eraill yn ogystal ag Asesiad Ariannol ar gyfer Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol, asesiad a thaliad Budd-Dal Tai a Chymorth Treth y Cyngor yn gyfrifoldebau statudol ar y Cyngor. Er mwyn galluogi i CBSC gyflawni ei ddyletswyddau/ rhwymedigaethau, mae angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol gennych chi gan gynnwys eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, dyddiad geni, gwybodaeth ariannol a gwybodaeth bersonol arall i gefnogi anfonebu cywir a/ neu gais am ostyngiad mewn Treth y Cyngor / Ardrethi Annomestig, asesiad Budd-Daliadau Tai / Cymorth Treth y Cyngor ac anfonebu am wasanaethau eraill a ddarperir gan CBSC ynghyd â chyfrifo cost am wasanaethau Gofal Cymdeithasol.  Efallai y byddwn hefyd eisiau gwybodaeth am y bobl sy’n byw yn yr un aelwyd â chi (annibynyddion) pan fyddwch yn gwneud cais am Fudd-dal Tai/ Gostyngiad Treth y Cyngor ac mae angen hwn i gyfrifo eich hawl.  Bydd y data ynglŷn ag annibynyddion hefyd yn cael ei brosesu.
• Gwella gwasanaeth, cynllunio/ymchwilio gwasanaeth. Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i wella’r gwasanaeth i chi a, lle bo hynny'n bosib', fel nad yw’n eich adnabod. Os ydych yn gwrthwynebu i ni ddefnyddio eich data personol, cysylltwch â ni.
• Atal/Canfod Trosedd/Twyll. Mae Deddf Troseddau Difrifol 2007 yn caniatáu i awdurdodau cyhoeddus ddatgelu gwybodaeth at ddibenion atal twyll, fel aelod o sefydliad gwrth-dwyll a nodwyd neu fel arall yn unol ag unrhyw drefniadau a wnaed gyda sefydliad o’r fath.

Gyda phwy fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth

Rydym yn gweithio gydag ystod o sefydliadau eraill i naill ai storio gwybodaeth bersonol neu i’n cynorthwyo â darparu gwasanaethau i chi. Byddwn hefyd efallai yn rhannu eich gwybodaeth bersonol pan ydym o’r farn bod rheswm da dros wneud hynny, sy’n fwy pwysig na diogelu eich preifatrwydd. Er enghraifft, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth er mwyn canfod neu atal trosedd neu dwyll.

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â:

• Gwasanaethau/adrannau eraill CBSC at ddibenion materion Gorfodi’r Cyngor lle bo angen.
• Cyrff sy’n ymchwilio neu brosesu hawliadau.
• Asiantaethau sector cyhoeddus e.e. yr Adran Gwaith a Phensiynau, yr Adran Cyllid a Thollau, awdurdodau lleol eraill a chwmnïau sector preifat megis asiantaethau gwirio credyd.
• Cyrff sy’n gweithio i atal twyll a chefnogi mentrau twyll cenedlaethol.

Cyfnod cadw neu’r meini prawf a ddefnyddir i bennu’r cyfnod cadw

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn unol â’r cyfnodau cadw a nodir ym Mholisïau Cadw Data/Dogfennau y Cyngor ar gyfer pob maes data a gasglwyd.

Caiff yr holl alwadau ffôn a dderbynnir ac a wneir drwy linellau'r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau eu recordio i bwrpasau hyfforddiant a monitro. Bydd recordiadau o’r galwadau hyn yn cael eu cadw am 90 diwrnod.

Ffynonellau'r data personol ac a ddaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd

Daw’r wybodaeth bersonol yn bennaf gan y cwsmer ond gall hefyd gael ei darparu gan ffynonellau eraill ar sail unigol e.e. Asiantau Gosod, Cyfreithwyr, yr Heddlu, Landlordiaid, adrannau mewnol y Cyngor , neu unrhyw drydydd parti arall pan fo eiddo wedi’i feddiannu/yn wag.

Caiff gwybodaeth hefyd ei darparu gan gyrff eraill, i gynorthwyo â phrosesu ceisiadau ar gyfer Budd-dal Tai/Cymorth Treth y Cyngor Lleol neu ostyngiad yn Nhreth y Cyngor /Ardrethi Annomestig yn ogystal ag atal twyll, fel yr isod:

• Yr Adran Gwaith a Phensiynau
• Asiantaeth y Swyddfa Brisio
• Yr Adran Cyllid a Thollau
• Gwasanaeth Pensiynau
• Asiantaethau Cyfeirio Credyd
• Awdurdodau lleol eraill

Lle bo darparu data personol yn rhan o ofynion neu rwymedigaethau statudol neu gontract a chanlyniadau posib' methu â darparu’r data personol

Mae gennym ddyletswydd statudol i ddarparu’r gwasanaethau hyn i chi a defnyddio a datgelu eich gwybodaeth bersonol yn y modd a ddisgrifir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, felly canlyniad methu â darparu eich gwybodaeth bersonol yw na fyddwn yn gallu cydymffurfio â’n dyletswydd statudol.

Gwneud penderfyniadau awtomataidd, yn cynnwys proffilio a gwybodaeth am sut y gwneir penderfyniadau, yr arwyddocâd a’r canlyniadau

Bydd rhai o’r systemau y mae Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau CBSC yn eu defnyddio yn defnyddio’r data a ddarparwyd i wneud penderfyniadau awtomataidd. Mae gennych yr hawl i wrthod unrhyw benderfyniad a wneir yn awtomataidd a gofyn bod aelod o staff yn gwneud y penderfyniad.

Sut i gysylltu â ni

I arfer unrhyw rai o'ch hawliau o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data, cysylltwch â ni:

• drwy e-bost - uned.llyw-gwyb@conwy.gov.uk
• dros y ffôn: 01492 574016
• drwy’r post:

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ym mis Ebrill 2018.

Eich hawliau gwybodaeth

I weld hysbysiad preifatrwydd cyffredinol Conwy, ewch i www.conwy.gov.uk/diogeludata a www.conwy.gov.uk/hysbysiadaupreifatrwydd, gellir hefyd defnyddio’r safleoedd hyn i ganfod ein manylion cyswllt os oes gennych gwyn am eich hawliau gwybodaeth.