Hysbysiad Preifatrwydd Llawn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy

Ein Cyfrifoldebau

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn casglu, prosesu ac yn cadw ystod eang o wybodaeth, gan gynnwys rhywfaint o wybodaeth bersonol, er mwyn darparu gwasanaethau sydd o fudd i chi.

Rydym yn gyfrifol am reoli’r wybodaeth yr ydym yn ei dal ac yn sylweddoli fod yr wybodaeth hon yn bwysig i chi. Rydym yn cymryd ein cyfrifoldebau o ddifri a byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol yn deg, yn gywir ac yn ddiogel, yn unol â gofynion cyfreithiol y ddeddfwriaeth Diogelu Data gyfredol.  

Bydd ar unrhyw un sy’n derbyn gwybodaeth gennym ni hefyd ddyletswydd gyfreithiol i wneud yr un fath a bydd cyfres o gymalau am ddiogelu data wedi’u cynnwys yn eu contract.

Pan fydd gofyn i ni rannu gwybodaeth sensitif neu gyfrinachol e.e. manylion meddygol, byddwn yn gwneud hynny dim ond gyda’ch caniatâd chi neu os oes dyletswydd gyfreithiol arnom i wneud hynny. Fe allwn rannu gwybodaeth er mwyn atal perygl o niwed i unigolyn.

Pam fod arnom angen eich gwybodaeth chi

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol at nifer cyfyngedig o ddibenion a bob amser yn unol â’n cyfrifoldebau, lle bo seiliau cyfreithiol ac yn unol â’ch hawliau chi o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data

Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol:

• i'r pwrpas y gwnaethoch chi ei darparu e.e. i brosesu hawliad budd-dal, hurio cwrt tennis;
• i’n galluogi ni i gyfathrebu â chi ac i ddarparu'r gwasanaethau sydd eu hangen arnoch;
• i fonitro ein perfformiad mewn darparu gwasanaethau ar eich cyfer chi;
• i gasglu gwybodaeth ystadegol a fydd yn ein galluogi i gynllunio darpariaeth gwasanaethau’r dyfodol ac i gael eich barn am wasanaethau;
• i’n galluogi ni i gyflawni swyddogaethau gorfodi’r gyfraith statudol, er enghraifft trwyddedu, gorfodaeth cynllunio, diogelwch bwyd safonau masnach;
• er mwyn atal a/neu ddatgelu trosedd, neu dasg, a wneir er budd y cyhoedd ac i gydymffurfio gyda rhwymedigaeth gyfreithiol. I gael rhagor o wybodaeth am hyn ewch i: Troseddau ac Argyfyngau

• i brosesu trafodion ariannol gan gynnwys grantiau, taliadau a budd-daliadau sy’n uniongyrchol ymwneud â ni neu os ydym yn gweithredu ar ran cyrff llywodraethol eraill e.e. yr Adran Gwaith a Phensiynau;
• at ddibenion prosesu cyffredinol lle’r ydych chi wedi rhoi eich caniatâd i ni wneud hynny;
• ble mae hynny’n angenrheidiol i ddiogelu unigolion rhag niwed neu anaf;
• i gydymffurfio ag amrywiol rwymedigaethau ariannol neu er mwyn i ni geisio cyngor cyfreithiol neu ymgymryd ag achosion cyfreithiol.

Efallai na fydd modd i ni roi cynnyrch neu wasanaeth i chi os nad oes gennym ddigon o wybodaeth, ac mewn rhai achosion, eich caniatâd i ddefnyddio’r wybodaeth honno.  

Byddwn yn ceisio cadw eich gwybodaeth yn gywir ac yn gyfredol.  Gallwch ein helpu ni i wneud hyn ar unrhyw adeg drwy roi gwybod i ni os bydd unrhyw wybodaeth yr ydych wedi ei rhoi i ni yn newid, er enghraifft eich cyfeiriad.  Ewch i’n tudalen gyswllt am ragor o wybodaeth: Cysylltwch â ni - Sut i gysylltu â'r Cyngor

Ym mha ffyrdd rydym yn casglu eich gwybodaeth

Wyneb yn Wyneb

Efallai y byddwn yn cadw copi o'ch ymweliad â ni er mwyn ein helpu ni i ddarparu a gwella’r gwasanaethau rydym yn eu darparu ar eich cyfer chi ac eraill.  Bydd unrhyw gofnodion o'r fath sy'n cynnwys gwybodaeth bersonol yn cael eu cadw’n ddiogel.

Galwadau Ffôn 

Byddwn fel arfer yn rhoi gwybod i chi os ydym yn cofnodi neu’n monitro unrhyw alwadau ffôn rydych yn eu gwneud i ni.  Efallai y byddwn yn gwneud hyn i wella eich diogelwch; fel bod gennym ni gofnod bod galwad wedi digwydd a/neu at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd.

E-bost

Os byddwch yn anfon e-bost atom efallai y byddwn yn cadw eich e-bost fel cofnod eich bod wedi cysylltu â ni.  Mae hyn yn cynnwys eich cyfeiriad e-bost. Ni fyddwn yn cynnwys unrhyw wybodaeth bersonol neu wybodaeth sy’n gyfrinachol mewn rhyw ffordd arall mewn unrhyw e-bost y byddwn yn ei anfon atoch chi oni bai ei fod yn cael ei anfon yn ddiogel neu eich bod wedi cytuno i ni gysylltu â chi gyda’r wybodaeth hon yn y ffordd yma.  Byddem hefyd yn argymell eich bod chi hefyd yn cadw unrhyw wybodaeth bersonol neu gyfrinachol rydych yn ei hanfon atom ni drwy e-bost i’r isafswm.

Ar-lein:

Cwcis

Cwcis yw ffeiliau testun bach y bydd rhai gwefannau rydych yn ymweld â nhw yn eu rhoi ar eich cyfrifiadur. Maent yn cael eu defnyddio'n eang er mwyn gwneud i wefannau weithio, neu i wneud iddynt weithio'n fwy effeithlon, yn ogystal ag i ddarparu gwybodaeth i berchnogion y wefan.  Gellir dod o hyd i fanylion am sut rydym yn defnyddio cwcis ar ein gwefan drwy ddilyn y ddolen ganlynol: https://www.conwy.gov.uk/cwcis

Gwefannau arall:

Ar ein gwefan fe welwch ddolenni i wefannau allanol eraill a ddarperir er gwybodaeth.  Nid ydym yn gyfrifol am gynnwys y safleoedd allanol hyn ac mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymwneud â Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn unig. Pan fyddwch yn ymweld â gwefannau eraill, rydym yn argymell eich bod yn cymryd ychydig o amser i ddarllen eu hysbysiadau preifatrwydd.

Beth fyddwn ni’n ei wneud gyda’ch gwybodaeth

Wrth benderfynu pa wybodaeth bersonol y byddwn yn ei chasglu, ei defnyddio a'i chadw, rydym wedi ymrwymo i sicrhau y byddwn:

• yn casglu, dal a defnyddio gwybodaeth bersonol dim ond os yw'n angenrheidiol ac yn deg i wneud hynny.
• yn agored gyda chi am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth a gyda phwy yr ydym yn ei rhannu; ac
• yn mabwysiadu a chynnal safonau arfer gorau uchel wrth drin unrhyw wybodaeth bersonol
• yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel
• yn cael gwared ar unrhyw wybodaeth yn ddiogel pan na fydd ei hangen bellach

Efallai y byddwn yn datgelu gwybodaeth bersonol i drydydd parti, ond dim ond os yw hynny’n ofynnol dan y gyfraith neu os yw'r trydydd parti angen yr wybodaeth honno i roi gwasanaeth i chi ar ein rhan ni, neu lle mae gennym hawl i wneud hynny o dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data.  Byddwn yn gwneud pob ymdrech i sicrhau fod gan y trydydd parti systemau a gweithdrefnau digon cadarn yn eu lle i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol.

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Ni fyddwn yn cadw eich gwybodaeth dim hirach nag y mae’n angenrheidiol i ni wneud hynny. Mae ein hamserlenni cadw gwybodaeth yn nodi am ba hyd y dylem gadw gwahanol fathau o ddogfennau. Pan fyddwn yn cael gwared ar wybodaeth bersonol, byddwn yn gwneud hynny mewn modd diogel.

Gyda phwy y gallwn rannu’r wybodaeth hon?

Gallwn rannu eich gwybodaeth bersonol o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy neu gyda phartneriaid ac asiantaethau allanol sy’n darparu gwasanaethau ar ein rhan.  Ni fydd ganddynt fynediad i’ch gwybodaeth chi oni bai bod angen eich gwybodaeth arnynt er mwyn iddynt allu rhoi gwasanaeth i chi.

Efallai y bydd y Cyngor hefyd yn rhoi gwybodaeth bersonol i drydydd partïon, ond dim ond os yw hynny’n angenrheidiol, naill ai i gydymffurfio â’r gyfraith neu lle mae ganddo hawl i wneud hynny o dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data. Mae enghreifftiau o drydydd partïon y byddwn o bosibl yn rhannu eich gwybodaeth â nhw yn cynnwys (ond nid yn gyfyngedig i):

• Sefydliadau Iechyd
• Yr Heddlu
• Awdurdodau Lleol eraill
• Cyrff rheolaethol fel yr Adran Gwaith a Phensiynau, neu
• Arolygiaeth Gofal Cymru
• Archwilydd Cyffredinol Cymru (yn unol ag Adran 33 Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009)

Os caiff eich gwybodaeth bersonol ei throsglwyddo y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) am unrhyw reswm, byddwn yn sicrhau fod camau diogelu yn eu lle i’w diogelu hyd o leiaf yr un safonau a rhai’r AEE.

Eich hawliau gwybodaeth

Dan Ddeddfwriaeth Diogelu Data, mae gennych chi fel “Gwrthrych y Data”, yr hawliau canlynol:

Hawl i:

• Weld yr wybodaeth sydd gennym amdanoch
• Gofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch sy’n anghywir. Bydd cywiriadau syml, megis newid cyfeiriad yn cael eu gwneud. Fodd bynnag, efallai na fydd modd newid cofnodion megis datganiadau neu safbwyntiau, ond bydd yn bosibl i chi ddarparu datganiad atodol a fydd yn cael ei ychwanegu i'r ffeil.
• Gofyn i ni ddileu cofnodion yr ydym yn eu cadw amdanoch chi
• Cyfyngu ar y defnydd o wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch os ydych wedi codi gwrthwynebiad, tra byddwn yn ymchwilio i’ch gwrthwynebiad.
• Gwneud cais i gael unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i ni yn ôl ar fformat a fydd yn eich galluogi i roi i ddarparwr gwasanaeth arall os oes angen.
• Gwrthwynebu’r defnydd o’ch gwybodaeth bersonol, gan gynnwys gwneud penderfyniadau awtomataidd a phroffilio.
• Hawl i wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os nad ydych yn fodlon â sut yr ymdriniwyd â’r wybodaeth a gedwir amdanoch. 

Y defnydd o wybodaeth bersonol ar gyfer marchnata

Fyddwn ni ddim ond yn anfon gwybodaeth atoch am ein gwasanaethau a/neu'n cynnyrch os ydych wedi gofyn i ni wneud hynny, neu, yn seiliedig ar y wybodaeth sydd gennym, os ydym yn ystyried y byddai'r gwasanaethau hynny o fudd i chi.  Gallwch optio allan o hyn ar unrhyw bryd drwy roi gwybod i ni gan ddefnyddio'r manylion cyswllt isod.  Efallai y bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda darparwyr gwasanaethau eraill a fydd efallai yn cysylltu â chi os ydynt yn darparu gwasanaethau a allent eich helpu chi.

Y defnydd o TCC a Chamerâu a Wisgir ar y Corff

Mae gennym systemau TCC mewn lleoliadau allweddol ac yn rhai o’n cerbydau, ac mae rhai o’n staff a’n darparwyr gwasanaeth yn defnyddio camerâu a wisgir ar y corff i ddibenion diogelwch ac atal a datgelu troseddau.  Mae arwyddion amlwg yn cael eu harddangos i roi gwybod bod TCC ar waith ynghyd â manylion y sawl y dylech gysylltu â nhw i gael rhagor o wybodaeth amdanynt.

Fyddwn ni ddim ond datgelu delweddau TCC i drydydd partïon i ddibenion diogelu'r cyhoedd ac er mwyn atal a datgelu troseddau.  

Atal, datgelu ac ymchwilio i dwyll.

Mae'n ofynnol i'r Cyngor yn ôl y gyfraith ddiogelu'r arian cyhoeddus a weinyddir ganddo.  

Mae Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol, o dan ei bwerau dan Ran 3A Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ddarparu'r wybodaeth y mae'n ei dal i'r dibenion hyn.  Fel cyrff cyhoeddus mae dyletswydd arnom i ddiogelu'r arian cyhoeddus rydym yn ei weinyddu ac i'r diben hwn gallwn ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi’i darparu i atal, datgelu ac ymchwilio i dwyll neu i gydymffurfio â'r gyfraith

Yn ogystal â chynnal ein hymarferion ‘cydweddu data’ ein hunain gallwn hefyd rannu eich gwybodaeth â chyrff cyhoeddus eraill. Mae’r rhain yn cynnwys (ond nid yn gyfyngedig i):

• Archwilydd Cyffredinol Cymru
• Yr Adran Gwaith a Phensiynau
• Llywodraeth Ganolog a Lleol
• Cyllid a Thollau ei Mawrhydi
• Yr Heddlu
• GIG

Efallai hefyd y byddwn yn rhannu gwybodaeth gyda darparwyr gwasanaethau neu gontractwyr a sefydliadau partner os yw gwneud hynny'n angenrheidiol, yn gymesur ac yn gyfreithlon.

Sut i weld yr wybodaeth sydd gennym amdanoch.

Mae gennych hawl i ofyn am gopi o’ch gwybodaeth bersonol, gan gynnwys unrhyw fideo sydd gennym ohonoch.  Os ydych yn dymuno gwneud hynny, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data drwy e-bost neu drwy'r post gan roi cymaint o wybodaeth â phosibl am yr wybodaeth rydych yn dymuno ei chael.  

Dyma ddolen i'r polisi a'r ffurflen cais gwrthrych am wybodaeth

Byddwn yn derbyn copi o’r wybodaeth a gedwir amdanoch ynghyd ag eglurhad o unrhyw godau a ddefnyddiwyd neu eglurhad arall a allai fod yn angenrheidiol.

Gwneud cais bod rhywun arall yn cael edrych ar eich gwybodaeth ar eich rhan

Gallwch wneud cais i rywun arall edrych ar eich cofnodion ar eich rhan.  I wneud hyn bydd angen i chi roi eich caniatâd ysgrifenedig i ni yn rhoi gwybod i ni pwy rydych yn dymuno iddynt edrych ar y wybodaeth ar eich rhan.  Os bydd perthynas neu rywun arall yn dymuno edrych ar gofnodion unigolyn nad ydynt yn gallu rhoi caniatâd, ni chaniateir hyn oni bai bod modd dangos fod hyn er lles gorau’r unigolyn dan sylw.

Sut i gysylltu â ni

I arfer unrhyw rai o'ch hawliau o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data, cysylltwch â ni:

• drwy e-bost - uned.llyw-gwyb@conwy.gov.uk
• dros y ffôn: 01492 577215
• drwy’r post:

Os nad ydych yn fodlon â'r ymateb r ydych yn ei gael gennym ni, mae gennych hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Rhif Ffôn: 029 2067 8400
Ffacs: 029 2067 8399
E-bost: wales@ico.org.uk
Gwefan: ico.org.uk

Gwybodaeth Cydraddoldeb

Gallwn ddefnyddio gwybodaeth fel eich cefndir ethnig, iaith gyntaf, rhyw, tueddfryd rhywiol a’ch oed i gasglu ystadegau am boblogaeth yr ardal a phwy sy'n manteisio ar ein gwasanaethau.  Gwneir hyn er mwyn ein helpu ni i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol ac i gynllunio ar gyfer darpariaeth gwasanaethau’r dyfodol.  

Ni fydd y fath ddadansoddiad yn adnabod unigolion nac yn effeithio ar yr hawl i gael gwasanaethau a chyfleusterau.