Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaeth Archifo Conwy

Mae CBSC wedi ymrwymo i ddiogelu eich preifatrwydd.  Dylid edrych ar yr hysbysiad preifatrwydd hwn ochr yn ochr â hysbysiad preifatrwydd cyffredinol Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy (CBSC), y gellir ei weld yn www.conwy.gov.uk/hysbysiadaupreifatrwydd

Yr wybodaeth a gesglir gennym

Rydym yn cael gwybodaeth bersonol gennych chi pan fyddwch yn benthyg/rhoi dogfennau i ni, pan fyddwn yn rhoi Cerdyn Archifau i chi i gael mynediad i’n casgliadau, pan fyddwch yn gwneud cais i wirfoddoli, mynychu neu gymryd rhan mewn digwyddiadau rydym yn ymwneud â nhw, pan fyddwch yn archebu neu wneud cais am gopïau o eitemau sydd gennym, pan fyddwch yn llenwi arolygon ymwelwyr rydym yn eu cynnal a phan fyddwch yn anfon gohebiaeth, ymholiadau a cheisiadau ymchwil atom.    Bydd neu gall yr wybodaeth hon gynnwys eich enw, cyfeiriad e-bost, cyfeiriad post, rhif ffôn, manylion cyswllt brys a gwybodaeth trydydd parti y gallech ei darparu.

Mae unrhyw wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu, pan fyddwn yn derbyn casgliadau o ddogfennau ar gyfer cadwraeth barhaol neu pan geir mynediad i’r dogfennau hyn, yn angenrheidiol ar gyfer perfformiad ein gwasanaeth a gynhelir er budd y cyhoedd ac yn unol â, ond nid yn gyfyngedig i, ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu dan Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 (a. 60). 

Gallai casgliadau o ddogfennau rydym yn eu cael naill ai yn fewnol neu drwy unigolyn sy’n benthyg/rhoi ar gyfer cadwraeth barhaol yn yr archif gynnwys data categori arbennig neu ddata sensitif personol sydd ei angen ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd, neu at ddibenion ymchwil gwyddonol a hanesyddol.

Beth fyddwn yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth

Wrth benderfynu pa wybodaeth bersonol i’w chasglu, ei defnyddio a’i chadw, rydym yn ymroddedig i wneud yn siŵr y byddwn yn:

• Casglu, cadw a defnyddio gwybodaeth lle mae angen gwneud hynny, a lle mae’n deg gwneud hynny’n unig.
• Cadw eich gwybodaeth bersonol yn saff ac yn ddiogel.
• Cael gwared ar unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel, pan nad oes ei hangen bellach.
• Bod yn agored gyda chi ynghylch sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth, a gyda phwy rydym yn ei rhannu
• Mabwysiadu a chynnal safonau uchel o arfer gorau wrth drin unrhyw wybodaeth bersonol.

Hefyd, mae’n bosibl y caiff yr wybodaeth ei defnyddio at ddibenion archwilio, ac mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i CBSC warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol.   Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol. 

Sut caiff yr wybodaeth hon ei defnyddio

Fel gwirfoddolwr

Caiff eich gwybodaeth bersonol ei defnyddio dim ond mewn perthynas â’ch rôl wirfoddol neu fel cefnogwr, i ddweud wrthych am ddigwyddiadau ac anfon newyddlenni atoch. Pan fyddwch yn cofrestru fel gwirfoddolwr, rhoddir dewis i chi roi caniatâd i gael newyddlenni a manylion eraill am ddigwyddiadau.  Byddwch yn gallu tynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw amser.  Byddwn yn cadw cofnod o’r caniatâd hwn nes nad oes angen o ran busnes ei gadw neu nes tynnir caniatâd yn ôl.

Gellir rhannu eich gwybodaeth bersonol o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy os yw’n ofynnol i ddarparu gwasanaeth i chi, er enghraifft darparu mynediad gofynnol i chi i gyfrifiadur i helpu i gatalogio casgliadau.

Fel rhywun sy’n benthyca/ rhoi

Mae eich gwybodaeth bersonol yn rhan ofynnol o brosesu unrhyw ddogfennau a gaiff eu benthyca/rhoi i ni.  Defnyddir ffurflen derbynodi wedi’i llofnodi i sefydlu a dangos tystiolaeth o delerau a gytunwyd o ran benthyca rhwng Gwasanaeth Archifau Conwy a chi fel yr unigolyn sy’n benthyca/rhoi.  Mae’r ffurflen derbynodi hon i’w gweld ochr yn ochr â’r Telerau Benthyca.  Defnyddir ry wybodaeth rydych yn ei darparu fel rhan o’r broses hon i lywio ein dealltwriaeth o gyd-destun, tarddiad, cyflwr, hawliau eiddo deallusol, hawlfraint a pherchnogaeth y dogfennau a gaiff eu benthyca.  Mae’r ffurflen derbynodi yn gofnod o delerau benthyca a chaiff ei chadw’n barhaol.

Caiff gwybodaeth bersonol o’r ffurflen derbynodi ei rhoi yn ein meddalwedd casgliadau, gan ychwanegu at ein cronfa ddata benthycwyr a chronfa ddata derbynodiadau.  Mae’n bosibl y bydd unrhyw ohebiaeth a gawn gennych chi yn cael ei chadw gyda’r ffurflenni derbynodi gwreiddiol neu fe’i ddefnyddir i lywio ein dealltwriaeth o'r dogfennau a gaiff eu benthyca lle bo’n briodol.  Bydd unrhyw ohebiaeth a gawn gennych chi drwy’r post neu dros e-bost nad yw’n berthnasol i’r dogfennau a gaiff eu benthyca, yn cael ei chadw at ddibenion busnes am gyfnod penodol o amser cyn cael gwared arni’n gyfrinachol yn unol ag amserlen cadw ein Gwasanaeth.

Mae’n bosibl y defnyddir eich manylion cyswllt i gysylltu â chi i roi gwybod i chi am newidiadau Gwasanaeth neu newid o ran polisi i’ch dogfennau a fenthycwyd.  Hefyd, mae’n bosibl y cysylltir â chi i gael rhagor o wybodaeth am eich benthyciad/rhodd neu i ofyn am eich caniatâd i drosglwyddo eich manylion i drydydd parti.  Os caiff benthyciad/rhodd ei drosglwyddo i le benthyca arall mwy priodol, mae’n bosibl y caiff eich manylion eu trosglwyddo drwy gopi o ffurflen derbynodi.

Fel ymwelydd

Bydd eich gwybodaeth bersonol fel ymwelydd yn cael ei chasglu mewn un o ddwy ffordd:

• Fel rhywun nad ydych yno i ddarllen (e.e. ar gyfer digwyddiad).

Caiff eich gwybodaeth bersonol ei chasglu drwy gofrestr ymwelwyr.  Mae hyn yn ofynnol gan ei fod yn rhoi gwybod i ni eich bod yn yr adeilad a hefyd pryd roeddech yn yr adeilad.  Gallai’r wybodaeth a gesglir gynnwys eich enw, cyfeiriad, rhif ffôn a’r rheswm dros ymweld.  Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon am resymau diogelwch adeilad mewn argyfwng, er enghraifft tân, ond hefyd ar gyfer ‘Profi, Olrhain, Diogelu’ COVID-19, am resymau diogelwch ac i ddarparu ystadegau ymwelwyr i ni.  At ddibenion ystadegau, caiff gwybodaeth bersonol ei gwneud yn ddienw bob amser.

• Fel darllenydd

Os ydych am weld dogfennau gwreiddiol bydd angen Cerdyn Archifau arnoch.  Bydd angen i chi ddarparu o leiaf dau fath o dystiolaeth sy’n dangos eich llofnod a chyfeiriad presennol, er enghraifft, trwydded yrru a phasport.  Bydd Cerdyn Archifau yn cynnwys eich enw a chyfeiriad presennol, a’ch rhif darllenydd unigryw.  

Mae’r Cerdyn Archifau yn rhan o rwydwaith ehangach a gydnabyddir yn genedlaethol a gaiff ei rhedeg gan y Gymdeithas Archifau a Chofnodion (ARA), sy’n darparu mynediad i chi i amrywiaeth lawn o wasanaethau archifau o amgylch y Deyrnas Unedig sydd hefyd yn rhan o’r cynllun. Am resymau technegol, mae’r Gymdeithas Archifau a Chofnodion ARA yn defnyddio iFinity PLC, prosesydd data, i brosesu eich data. Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw ganddynt ar eu systemau cronfa ddata.  Fel sefydliad trydydd parti, ni fydd y Gymdeithas Archifau a Chofnodion (ARA) na iFinity PLC fyth yn gwerthu neu drosglwyddo eich gwybodaeth bersonol heb eich cydsyniad datganedig.  Caiff y data ei brosesu ar sail nid er elw ac mae’n berthnasol i’r aelodaeth o’r cynllun yn unig.

Caiff y Cerdyn Archifau ei ddefnyddio i leihau’r risg o ran diogelwch i ddogfennau yr ystyrir fel bod ag arwyddocâd hanesyddol a diwylliannol parhaol a helpu yn yr achos annhebygol y bydd dogfennau wedi’u difrodi yn ddamweiniol neu’n faleisus, neu eu dwyn.  Bydd y system hon yn cael ei defnyddio i gofrestru eich ymweliadau pan gyrhaeddwch yr Archifdy a hefyd i gasglu data ystadegol nad yw’n ddata personol.  Yn ystod pandemig COVID-19, bydd y Cerdyn Archifau yn cael ei ddefnyddio at ddibenion ‘Profi, Olrhain, Diogelu’ pe bai angen.

Er mwyn gweld dogfennau gwreiddiol bydd angen i chi lenwi Slip Cais am Ddogfennau.  Bydd hyn yn darparu eich enw, dyddiad a manylion beth rydych am ei weld.  Defnyddir y slip hwn i olrhain dogfennau sy’n dod i mewn ac allan o storfa ddiogel, i leihau unrhyw risg o golli dogfennau yn ein gofal.  Mae’r slipiau hefyd yn darparu trywydd archwilio i’r gwasanaeth o fynediad dogfennol gan wella diogelwch a darparu ystadegau defnydd.  Pan fydd dadansoddiad ystadegol yn digwydd, ni chaiff unrhyw wybodaeth bersonol ei defnyddio na’i chofnodi. Caiff y data ei brosesu yn y DU a ni chaiff ei drosglwyddo tu allan i’r awdurdodaeth hon am unrhyw reswm. Os bydd y Gymdeithas Archifau a Chofnodion (ARA) angen trosglwyddo eich data tu allan i’r DU yn y dyfodol, cewch eich hysbysu cyn i’r data gael ei drosglwyddo a byddant yn sicrhau bod mesurau diogelwch priodol mewn grym i warchod trosglwyddiad eich data personol.  

Am fwy o wybodaeth gweler Hysbysiad Preifatrwydd Cerdyn Archifau’r Gymdeithas Archifau a Chofnodion (ARA), yma: https://councilfordisabledchildren.org.uk/sites/default/files/field/attachemnt/Supporting%20Children%20with%20LD%20%26%20ASD%20with%20COVID%20Isolation.pdf

Wrth ddefnyddio ein gwasanaeth, mae’n bosibl y byddwch am wneud copïau o ddogfennau yn ein gofal, naill ai ar gyfer defnydd personol neu ar gyfer math o gyhoeddiad.  Pan nad yw hyn yn torri cytundeb ag unigolyn sy’n benthyca/rhoi bydd rhaid i chi naill ai gael Trwydded Camera drwy lenwi Ffurflen Trwydded Camera os ydych am dynnu lluniau neu lenwi Ffurflen Datgan Hawlfraint.  Ar gyfer y ffurflenni hyn, byddech yn darparu llofnod, cyfeiriad, manylion beth ydych am ei gopïo, dyddiad a llofnod.  Maen nhw’n ofynnol fel tystiolaeth eich bod yn derbyn y telerau defnydd o ran copi ac os ydych am gyhoeddi neu rannu copïau, y byddwch yn cael caniatâd ychwanegol a gytunwyd gan Wasanaeth Archifau Conwy a/neu’r perchennog hawlfraint presennol pan nad Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yw hyn.

Cadw eich data personol yn ddiogel

Caiff eich gwybodaeth bersonol ei chadw’n ddiogel waeth beth yw ei fformat, p’un ai yw’n electronig neu mewn copi caled yn systemau rheoli cofnodion CBSC, y Gymdeithas Archifau a Chofnodion (ARA) neu broseswyr data trydydd parti enwebedig eraill.  Byddai hyn yn unol â’r Polisi Rheoli Cofnodion Corfforaethol a’r Polisi Diogelwch TG.  

Mae dogfennau wedi’u harchifo sy’n cynnwys data categori arbennig neu ddata sensitif personol wedi’u cau o ran mynediad am gyfnod hir, fel arfer gyda chyfnod cau 100 mlynedd.

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth

Bydd unrhyw wybodaeth a ddatgelir i ni yn cael ei chadw gyhyd â bod angen busnes rhesymol yn unig fel a gofnodir yn ein hamserlen cadw dogfennau.  Pan na fydd angen eich gwybodaeth bersonol bellach neu pan fyddwch wedi tynnu caniatâd yn ôl, caiff ei dinistrio’n gyfrinachol yn unol â Pholisi Rheoli Cofnodion Corfforaethol CBSC.

Mae'r wybodaeth a ddarperir trwy broses gofrestru cynllun y Cerdyn Archifau yn cael ei chadw gan y Gymdeithas Archifau a Chofnodion (ARA)  a'r prosesydd data iFinity PLC tra'ch bod chi'n aelod o'r cynllun. Rhaid adnewyddu eich Cerdyn Archifau bob pum mlynedd. Er mwyn adnewyddu eich cerdyn, rhaid i chi gadarnhau unwaith eto pwy ydych chi a'ch cyfeiriad cyfredol mewn archifdy sy'n cymryd rhan. Pe bai'ch aelodaeth yn dod i ben ac na chaiff ei hadnewyddu, cedwir eich data am ddeng mlynedd arall. Mae hyn am resymau diogelwch rhag ofn byddai ymchwiliad i golled neu ddifrod i gasgliad archif. Os byddwch yn dechrau cofrestru ond ddim yn ei gwblhau, cedwir eich data am gyfnod o dri mis, ac ar ôl hynny bydd yn cael ei ddinistrio.

Datgelu gwybodaeth i bartïon allanol

Mae’n bosibl y caiff eich gwybodaeth bersonol ei rhannu o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy neu gyda phartneriaid allanol, er mwyn i ni gyflawni swyddogaeth neu er mwyn darparu gwasanaeth i chi.  Partneriaid allanol yn bennaf yw’r Gymdeithas Archifau a Chofnodion, sy’n rhedeg a chynnal y cynllun Cerdyn Archifau neu Swyddfeydd Cofnodion Sirol eraill os byddai’n fwy addas i fenthyciadau/rhoddion gael eu rhoi iddyn nhw.  Bydd cais am eich caniatâd i wneud hyn wedi’i wneud ar ein Ffurflen Derbynodi.

Eich hawliau gwybodaeth a chael mynediad at eich cofnodion

Efallai y byddwch yn dymuno gwybod eich hawliau gwybodaeth a/neu gael mynediad at gopi o’ch cofnodion o dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data.  Gweler Hysbysiad Preifatrwydd CBSC Corfforaethol am ragor o wybodaeth.  Os ydych chi wedi rhoi caniatâd ac nad oes sail gyfreithiol y tu hwnt i’ch caniatâd i ni gadw eich gwybodaeth bersonol, mae gennych hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw amser.  Os byddwch am wneud hynny, cysylltwch â: