Hysbysiad Preifatrwydd Contractau a Chaffael Corfforaethol

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ddatganiad sy’n disgrifio sut mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn defnyddio gwybodaeth bersonol, er enghraifft sut rydym yn casglu, defnyddio, cadw a datgelu gwybodaeth bersonol.  Y Cyngor yw’r rheolydd data ar gyfer contractau a chaffael nwyddau, gwaith a gwasanaethau ac mae rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i brosesu eich gwybodaeth bersonol.

Pa wybodaeth bersonol rydym yn ei brosesu?

Byddwn yn prosesu’r wybodaeth ganlynol fel rhan o’n gweithgareddau contractio a chaffael:

Gwybodaeth bersonol sylfaenol

• Enw Llawn
• Teitl Swydd a rôl yn y cwmni
• Manylion cyswllt yn cynnwys rhif ffôn a chyfeiriad e-bost, cyfeiriad/lleoliad swyddfa
• Manylion is-gontractwyr a phartneriaid consortiwm

Gwybodaeth bersonol arall:

• CV yn cynnwys cymwysterau, sgiliau/arbenigedd, hanes cyflogaeth, graddfa ayyb. a gesglir at ddibenion tendro  
• Gwybodaeth lawn yn gysylltiedig â throsglwyddo ymgymeriadau diogelu cyflogaeth i wybodaeth bersonol staff pan fo’n briodol, o ran gweithgareddau caffael unigol, yn cynnwys gwybodaeth anhysbys o ran telerau ac amodau cyflogaeth, cyflog, hyd gwasanaeth, dileu swydd, gwyliau, pensiwn, gwybodaeth atebolrwydd, disgyblaeth, anghydfod, manylion o hawliadau presennol neu fygythiadau ayyb..

Beth yw’r sail gyfreithiol i brosesu eich gwybodaeth?

Mae’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol wedi ei nodi o dan Erthygl 6(1)(b) Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.  Dim ond ar gyfer casglu gwybodaeth contract, cyn arwyddo contract gyda chi fel unigolyn neu fel sefydliad, y byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol.

Beth fyddwn yn ei wneud gyda’r wybodaeth?

Rydym yn prosesu gwybodaeth bersonol ar gyfer dibenion contractio a chaffael o ran y cyflenwad o nwyddau, gwaith a gwasanaethau sydd dan gontract a chaffael.  Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol yn ôl yr angen ar gyfer dibenion:

• drafftio, trafod, gweithredu a gwobrwyo contractau
• cynnal gweithgareddau caffael a dyfynbrisiau
• cyfathrebu yn ymwneud â busnes
• gweithgareddau gwerthuso
• gweithgareddau rheoli contract
• dibenion contractio a chyfatebiaeth
• gweithgareddau datgan cysylltiad
• gweithgareddau adrodd ac ariannol
• ymateb i ymholiadau
• gwiriadau ariannol a busnes
• rheoliadau trosglwyddo ymgymeriadau (diogelu cyflogaeth) neu TUPE
• cadw cofrestr contractau a rhestr ddiweddaraf o bersonél allweddol y darparwr

Rydym yn cadw gwybodaeth bersonol cyhyd ag sydd angen i gynnal y swyddogaethau hyn yn unig, ac yn unol â'n polisi cadw. Golyga hyn y cedwir y wybodaeth am 7 mlynedd o’r dderbynneb oni bai y nodir yn wahanol.

Nid oes gan unrhyw drydydd parti fynediad at eich data personol oni bai bod y gyfraith yn eu caniatáu i wneud hynny.  Yr unig eithriad i hyn fydd ‘Gwybodaeth TUPE’ a gaiff ei rannu’n allanol gyda darparwyr eraill sydd â diddordeb mewn ymateb i’n cyfle tendro.  Cedwir hyn yn anhysbys o fewn y broses dendro cyn belled ag y bo hynny’n bosib.  Os yw darparwyr yn ystyried ymateb i’n tendr, neu os ydynt yn ymateb i'n cyfle tendro; byddent yn defnyddio'r wybodaeth i'w helpu i wneud y penderfyniad i ymateb, neu i gwblhau ein trefn dendro e.e. cwblhau'r rhestr brisiau. 

Dim ond ar ôl mynegi diddordeb yn ein cyfle tendro y cawn wybod enwau’r sefydliadau allanol.

Sut fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Ni fydd eich gwybodaeth bersonol sylfaenol yn cael ei rannu ond i’r rhai sydd angen gwybod:

• yn fewnol, o fewn adrannau’r Cyngor gyda swyddogion awdurdodedig neu eu cynrychiolwyr dynodedig sy'n ymwneud â chysylltiadau penodol, TGCh, cyllid, archwilio, cyfreithiol ayyb.
• asiantaethau eraill megis Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr ac Awdurdodau Lleol eraill
• porth e-gaffael lle bo’n berthnasol ar gyfer cwblhau gweithgareddau caffael yn llwyddiannus (gwerthwchigymru, e-dendrcymru ayyb)
• systemau rheoli cyfrifiadurol mewnol megis Paris, O brynu hyd dalu

Ni fydd gwybodaeth bersonol yn cael ei rannu ond i’r rhai sydd angen gwybod, ac yn anhysbys fel rhan o weithgareddau caffael cyn belled ag y bo hynny’n bosib.

Eich Hawliau Gwybodaeth

Mae gennych hawl i weld yr wybodaeth rydym yn ei gadw gan wneud cais ysgrifenedig. Os ydych chi’n credu, ar unrhyw adeg, bod y wybodaeth rydym yn ei brosesu yn anghywir, gallwch wneud cais i’w gywiro. Pe dymunech godi cwyn am y ffordd rydym wedi delio â'ch data personol, gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data a fydd yn ymchwilio’r mater.

Os nad ydych yn fodlon gyda’n hymateb neu os credwch nad ydym yn prosesu eich data yn unol â'r gyfraith, gallwch wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Gweler ein Hysbysiad Preifatrwydd Llawn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy i gael manylion cyswllt ac os oes gennych gŵyn am eich hawliau gwybodaeth.

Manylion Cyswllt

01492 576210
mike.halstead@conwy.gov.uk

01492 574016
derek.oconnor@conwy.gov.uk