Gwasanaeth Gwybodaeth I Deuluoedd Conwy – Polisi Preifatrwydd

Wrth benderfynu ar ba wybodaeth bersonol i’w chasglu, i’w defnyddio a’i dal, rydym yn ymroddedig i wneud yn siŵr y byddwn:

• Yn casglu, dal a defnyddio gwybodaeth bersonol lle mae’n angenrheidiol ac yn deg i wneud hynny'n unig.
• Yn  cadw’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel.
• Yn cael gwared ar unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel, pan nad oes ei hangen mwyach.
• Yn bod yn agored gyda chi ynghylch sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth, a gyda phwy rydym yn ei rhannu; ac yn
• Mabwysiadu a chynnal safonau uchel o arfer gorau, wrth drin unrhyw wybodaeth bersonol.

Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn egluro sut rydym yn defnyddio unrhyw wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch, pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau.

Pa wybodaeth ydym yn ei chasglu amdanoch chi?

Gallwn gasglu gwybodaeth amdanoch pan fyddwch yn cysylltu â’n gwasanaeth i gael gwybodaeth am wasanaethau a gweithgareddau neu pan fyddwch yn gwneud cais i ymuno â grŵp e-bost Rhwydwaith Rhieni Conwy.  Gall yr wybodaeth hon gynnwys eich enw, dyddiad geni, cyfeiriad e-bost, cyfeiriad post, a rhif ffôn neu symudol.

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i ddarparu’r wybodaeth y gofynnwyd amdani, cynnal cofnodion cywir, ac os ydych chi’n cytuno, i anfon gwybodaeth farchnata atoch am ddigwyddiadau neu wasanaethau.

Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth pan fyddwch yn llenwi arolygon cwsmeriaid yn wirfoddol, neu’n rhoi adborth.

Dulliau rydym yn eu defnyddio i gasglu eich gwybodaeth

Wyneb yn wyneb:

Mae’n bosib y byddwn yn cadw cofnod o'ch ymweliad â  ni er mwyn ein helpu i gyflawni a gwella'r gwasanaethau rydym yn eu darparu i chi ac eraill.  Bydd unrhyw gofnodion sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol yn cael eu cadw’n ddiogel.

Galwadau ffôn: 

Os byddwch yn ein ffonio mae’n bosib y byddwn yn cadw eich manylion er mwyn ateb eich ymholiad. Byddwn yn rhoi gwybod i chi os byddwn yn cadw unrhyw wybodaeth.

Negeseuon e-bost:

Os ydych yn anfon e-bost atom mae’n bosib y byddwn yn cadw eich cyfeiriad e-bost fel cofnod eich bod wedi cysylltu ac er mwyn ateb eich ymholiad. Dim ond er mwyn darparu gwasanaeth gwybodaeth i chi y byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol mewn negeseuon e-bost.   Hoffem hefyd argymell eich bod yn cadw'r nifer o wybodaeth gyfrinachol neu bersonol rydym yn anfon atom ar e-bost i'r isafswm posib os nad oes angen y wybodaeth arnom er mwyn darparu gwasanaeth i chi.

Ar-lein:

Cwcis

Mae gwybodaeth am ddefnydd o’r wefan yn cael ei chasglu drwy ddefnyddio cwcis. Mae manylion ynghylch sut rydym yn defnyddio cwcis i’w gweld ar ein gwefan ar y ddolen gyswllt ganlynol: http://www.conwy.gov.uk/cy/Council/Privacy-and-Cookies.aspx

Gwefannau eraill

Ar ein gwefan gallwch ddod o hyd i ddolenni eraill i wefannau allanol, yr ydym wedi eu darparu er gwybodaeth a hwylustod i chi.  Dim ond o safbwynt Gwasanaeth Gwybodaeth I Deuluoedd Conwy mae’r rhybudd preifatrwydd hwn yn berthnasol. Nid ydym yn gyfrifol am gynnwys y safleoedd hynny. Pan fyddwch yn ymweld â gwefannau eraill, awgrymwn eich bod yn cymryd amser i ddarllen eu hysbysiadau preifatrwydd.

Sut byddwn yn defnyddio’r wybodaeth amdanoch?

Mae’r wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn angenrheidiol ar gyfer perfformio’r contract rhyngom.

Caiff ei defnyddio:

• at y pwrpas y gwnaethoch ddarparu’r wybodaeth, h.y. i roi gwybodaeth i chi am ein gwasanaethau a’n gweithgareddau ar gyfer teuluoedd.
• i’n galluogi i gyfathrebu â chi i ateb ymholiadau a chylchredeg gwybodaeth.
• i fonitro ein perfformiad wrth ddarparu gwasanaethau i chi;
• i gasglu gwybodaeth ystadegol i’n caniatáu i gynllunio darpariaeth y gwasanaethau yn y dyfodol, ac i gael eich barn ar ein gwasanaethau;
• i anfon gwybodaeth i chi am ddigwyddiadau neu wasanaethau

Cadw eich data personol yn ddiogel

Caiff eich gwybodaeth bersonol ei chadw’n ddiogel ar Dewis, cronfa ddata Gwasanaeth Gwybodaeth i Deuluoedd a lles sy’n cadw manylion yr ymholwr. Mae hon yn bartneriaeth rhwng holl Wasanaethau Gwybodaeth i Deuluoedd Cymru a holl awdurdodau Cymru sy’n defnyddio’r system ar gyfer darparu gwybodaeth lles. Mae ein gwasanaethau’n cydweithio i rannu costau a chynnig gwasanaethau ychwanegol i gwsmeriaid. Dim ond at y pwrpas o ddarparu gwybodaeth i chi sy’n ymwneud â gwasanaethau a gweithgareddau teulu y caiff eich data ei ddefnyddio, a bydd yn cael ei ddefnyddio mewn modd sy’n gwarchod eich preifatrwydd.

Gall Uned Ddata Cymru hefyd gael mynediad at eich gwybodaeth, nhw sy’n gyfrifol am ddatblygu a chynnal Dewis. Mae Dewis yn ymroddedig i drin data yn unol â’r egwyddorion yn Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, a bydd yn gwneud hynny i’r graddau sy’n ofynnol i gynnal y system yn unig.

Gellir defnyddio’r wybodaeth rydych yn ei darparu ar gyfer dibenion ystadegol. Pan fo hyn yn wir, bydd y data perthnasol yn ddienw er mwyn peidio cynnwys unrhyw nodweddion a allai arwain at adnabod pobl.

Datgelu gwybodaeth i bartïon allanol

Ni fyddwn yn datgelu eich gwybodaeth i unrhyw drydydd parti arall, oni bai lle bo’n ofynnol dan y gyfraith.

Ni fyddwn yn rhannu’ch gwybodaeth ar gyfer dibenion marchnata gyda chwmnïau’r tu allan i Wasanaeth Teulu Conwy. Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo i unrhyw sefydliad y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Os ydych yn caniatáu i ni gasglu a rhannu gwybodaeth am eich cefndir ethnig, eich credoau crefyddol, neu unrhyw anabledd a all fod gennych, byddwn ond yn gwneud hynny i fodloni ein dyletswyddau o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, ac i sicrhau bod y gwasanaeth a roddwn i chi’n addas i’ch anghenion.

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth

Mae ein hamserlenni cadw dogfennau’n cynnwys gwybodaeth am ba mor hir rydym yn cadw gwahanol fathau o wybodaeth

Atal, canfod ac ymchwilio i dwyll

Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol.   Y sail gyfreithio yw Rhan 6 o Ddeddf Archwiliad Lleol ac Atebolrwydd 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwiliadau  (Cymru). 

Sut i gael mynediad at y wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch

Mae gennych hawl i ofyn am gopi o'r wybodaeth bersonol rydym yn ei ddal amdanoch. Os hoffech wneud hynny, defnyddiwch y ddolen ganlynol i gael rhagor o wybodaeth.

Diogelu Data – Gwneud cais am eich data - Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy

Gwneud cais i rywun arall edrych ar eich gwybodaeth ar eich rhan

Gallwch ofyn i rywun arall edrych ar eich gwybodaeth ar eich rhan.  Er mwyn gwneud hynny bydd angen i chi roi caniatâd ysgrifenedig i ni yn ein hysbysu o bwy hoffech chi i edrych ar y wybodaeth ar eich rhan.  Os oes perthynas neu rywun arall am edrych ar gofnodion unigolyn nad yw’n gallu rhoi eu caniatâd, dim ond pan ellir dangos bod hyn er lles yr unigolyn hwnnw y caniateir hyn.

Arfer unrhyw rai o’ch hawliau o dan Ddeddfwriaeth Diogelu Data

Am fwy o fanylion darllenwch hysbysiad Preifatrwydd llawn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy ac er mwyn arfer eich hawliau cysylltwch â:

• drwy e-bost - uned.llyw-gwyb@conwy.gov.uk
• dros y ffôn: 01492 574016
• drwy’r post:

Os nad ydych yn fodlon â’r ymateb y byddwch yn ei dderbyn gennym mae gennych hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:

Rhif Ffôn: 029 2067 8400
Ffacs: 029 2056 8399
E-bost: wales@ico.org.uk
Gwefan: ico.org.uk