Cyflwyniad
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut y mae Swyddog Cofrestru Etholiadol/ Swyddog Canlyniadau Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi er mwyn darparu gwasanaethau yn effeithlon ac effeithiol.
Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i’n galluogi i ymgymryd â swyddogaethau penodol yr ydym yn gyfrifol amdanynt ac i ddarparu gwasanaeth statudol i chi, fel sydd wedi’u nodi yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, Deddf Gweinyddu Etholiadol 2013, Deddf y Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020, a’r rheoliadau cysylltiedig.
Y Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau yw’r Rheolydd Data ac mae wedi’i gofrestru gyda swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth o dan gyfeirnod cofrestru Z4838373. Y Rheolydd Data yw: Rhun ap Gareth, Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy, PO Box 1, Conwy, LL30 9GN.
Pa wybodaeth sy’n cael ei chofnodi?
Rydym yn cadw cofnodion am etholwyr ac etholwyr posibl, manylion am y rhai hynny sy’n gwneud cais am etholiad, ymgeiswyr a’u hasiantiaid, manylion y rhai hynny sydd â ffurflenni enwebu â llofnodion arnynt, staff sy’n gweithio mewn etholiad. Gall y rhain fod yn gofnodion ysgrifenedig (cofnodion papur) neu wedi’u cadw ar gyfrifiadur (cofnodion electronig).
Fe all y cofnodion hyn gynnwys:
- Manylion sylfaenol amdanoch chi, er enghraifft enw, cyfeiriad, dyddiad geni, Rhif Yswiriant Gwladol, manylion cyswllt (cyfeiriad e-bost/rhif ffôn), llofnod, cenedligrwydd a’ch cyfeiriad blaenorol
- Gwybodaeth am bleidlais absennol (trwy’r post/dirprwy gan gynnwys manylion am eich dirprwy ac unrhyw un sydd wedi eich helpu)
- Ffurflenni cais wedi’u sganio a dyddiadau unrhyw lythyrau neu ohebiaeth
- Nodiadau am unrhyw amgylchiadau perthnasol rydych chi wedi eu datgelu i ni
- Gwybodaeth am unrhyw un arall sy’n byw yn eich cartref
- Gwybodaeth yn nodi eich bod dros 76 oed neu rhwng 14 a 18 oed
- Gwybodaeth yn nodi eich bod wedi dewis optio allan o fersiwn agored y Gofrestr (i gael rhagor o wybodaeth am y gofrestr Agored www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio ). Nid yw hyn yn berthnasol i’r rhai hynny o dan 16 oed sydd wedi’u heithrio’n awtomatig o’r gofrestr Agored
- Unrhyw dystiolaeth ychwanegol y byddwn o bosib ei hangen gennych chi megis copïau o’ch pasport, cerdyn adnabod yr Ardal Economaidd Ewropeaidd, tystysgrif priodas, trwydded yrru neu brawf o hawl unigolyn i aros
- Cysylltiad gwleidyddol
Mae’n bwysig bod eich cofnodion yn gywir ac yn gyfredol gan y bydd hyn yn ein helpu ni i sicrhau y gall ein staff roi'r cymorth, y cyngor neu'r gefnogaeth sydd eu hangen arnoch. Os nad yw eich gwybodaeth yn gywir, cysylltwch â ni fel y gallwn ei chywiro.
Ar gyfer beth y defnyddir y wybodaeth?
Dim ond at ddibenion etholiadol y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth y byddwch chi’n ei rhoi i ni. Byddwn yn cadw’r wybodaeth bersonol yn ddiogel a byddwn yn dilyn y ddeddfwriaeth diogelu data. Ni fyddwn yn rhoi gwybodaeth bersonol amdanoch chi na gwybodaeth bersonol y byddwch chi'n ei rhoi am bobl eraill i unrhyw un arall nac i unrhyw sefydliadau eraill oni bai bod yn rhaid i ni yn ôl y gyfraith. Gall y Swyddog Cofrestru Etholiadol rannu enw, cyfeiriad a dyddiad geni unrhyw ymgeisydd iau na 18 oed gyda’r corff addysgol sy’n gyfrifol am gofnodion addysgol yr ymgeisydd yn unol ag Adran 16 o Ddeddf y Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020. Enghraifft o hyn fyddai pe bai’r ymgeisydd yn byw yn ardal yr awdurdod hwn ond yn mynd i’r ysgol mewn awdurdod cyfagos. Y rheswm dros hyn yw galluogi dilysu hunaniaeth yr ymgeisydd cyn ei roi ar y gofrestr etholwyr.
Mae’r Gofrestr Etholwyr yn ddogfen gyhoeddus ac mae modd ei gweld trwy apwyntiad yn unig dan reolaeth lem. Ni fydd y Gofrestr Etholwyr sydd ar gael i’r cyhoedd ei gweld yn cynnwys enwau pobl ifanc 14/15 oed.
Efallai y caiff eich gwybodaeth ei rhannu gyda/datgelu fel a ganlyn:
- Er mwyn gwirio pwy ydych chi, bydd y data y byddwch chi'n ei ddarparu yn cael ei brosesu gan Wasanaeth Cofrestru Etholiadol Unigol Digidol a reolir gan Swyddfa'r Cabinet. Fel rhan o’r broses hon bydd eich data yn cael ei rannu gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau a chyflenwyr Swyddfa'r Cabinet sy’n broseswyr data ar gyfer y Gwasanaeth Cofrestru Etholiadol Unigol Digidol. Cewch ragor o wybodaeth yma: https://www.registertovote.service.gov.uk/register-to-vote/privacy
- Argraffwyr neu gyflenwyr (proseswyr) dan gontract sydd yn gweithredu ar ein rhan
- Pleidiau gwleidyddol cofrestredig, cynrychiolwyr etholedig, cynghorau tref a chymuned, ymgeiswyr, asiantiaid a chyfranogwyr cymeradwy eraill a fydd yn gallu ei defnyddio i ddibenion etholiadol yn unig
- Y Cyngor
- Asiantaethau gwirio credyd, y Llyfrgell Brydeinig, Awdurdod Ystadegau'r Deyrnas Unedig, y Comisiwn Etholiadol a derbynyddion statudol eraill y Gofrestr Etholiadol
- Rhoi manylion ynghylch a wnaethoch chi bleidleisio (ond nid sut y gwnaethoch chi bleidleisio) i’r rhai sydd â hawl yn ôl y gyfraith i dderbyn y fath fanylion ar ôl etholiad
- Pan fydd iechyd a diogelwch pobl eraill mewn perygl
- Pan fo gofyniad cyfreithiol i drosglwyddo gwybodaeth dan amgylchiadau arbennig
- Er mwyn atal trosedd neu i ddatgelu twyll fel rhan o’r Fentrer Twyll Cenedlaethol
- Cyn cynnal y canfasiad blynyddol mae’n rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol ddatgelu data i Weinidog Swyddfa'r Cabinet fel rhan o'r cam cydweddu data cenedlaethol. Mae'r cam cydweddu data cenedlaethol yn cynnwys gwirio gwybodaeth sydd eisoes ar y gofrestr etholiadol yn erbyn data a gedwir gan yr Adran Gwaith a Phensiynau
Mae ar unrhyw un sy'n derbyn gwybodaeth gennym ddyletswydd gyfreithiol i’w chadw’n gyfrinachol. Ni fyddant yn ei defnyddio am unrhyw reswm arall a rhaid iddynt ofalu amdani yn yr un modd.
Ar gyfer etholiadau Llywodraeth Leol, mae’n ofynnol i ni o dan ddeddfwriaeth etholiadol i gyhoeddi enwau, cyfeiriadau (oni bai y gofynnwyd i’w guddio) ymgeiswyr a Datganiad Aelodaeth yr Ymgeisydd o Bleidiau Gwleidyddol.
Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni roi gwybodaeth benodol i awdurdodau priodol - er enghraifft:
- Pan fo gorchymyn llys ffurfiol wedi’i gyflwyno
- I asiantaethau gorfodi'r gyfraith er mwyn atal neu ddatgelu trosedd
- I’r Swyddfa Ganolog Gwysio Rheithgor er mwyn eu hysbysu ynghylch unigolion sydd yn 76 oed neu hŷn na ellir bellach eu gwysio i eistedd ar reithgor
Am Faint?
Mae’n rhaid i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau brosesu eich data personol wrth baratoi ar gyfer a chynnal etholiadau. Caiff eich manylion eu cadw a’u diweddaru yn unol â’n rhwymedigaethau cyfreithiol ac yn unol â’r cyfnodau cadw statudol. Mae gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau bolisi cadw ar wahân.
Prosesu gwybodaeth mewn perthynas â chydweddu data a chloddio data
Ni fydd gwybodaeth am unigolion o’r cam cydweddu data cenedlaethol yn cael ei datgelu i unrhyw un heblaw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol neu i ddibenion achosion sifil neu droseddol. Mae gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol hawl gyfreithiol i weld setiau data lleol ac i archwilio a gwneud copïau o gofnodion a gedwir gan y cyngor (Rheoliad 35 a 35A o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr 2001). Mae enghreifftiau o setiau data lleol yn cynnwys data treth y cyngor, data addysgol a data’r cofrestrydd. Gall y Swyddog Cofrestru Etholiadol ddefnyddio’r data lleol hwn i gydweddu etholwyr a dod o hyd i etholwyr newydd (cloddio data). Bydd yr holl ddata lleol a ddarperir gan Swyddog Cofrestru Etholiadol yn cael ei gadw’n ddiogel a’i brosesu yn unol â’r ddeddfwriaeth diogelu data.
Data Personol Categori Arbennig
Caiff peth o'r wybodaeth a gesglir ei dosbarthu’n ddata personol categori arbennig. Caiff y wybodaeth hon ei phrosesu am resymau o fudd cyhoeddus arwyddocaol fel y nodir yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, Deddf Gweinyddu Etholiadol 2013, Deddf y Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020 a’r rheoliadau cysylltiedig. Rheolau (Prif Ardaloedd) (Cymru) 2021 a’r Rheolau Etholiadau Lleol (Cymunedau) (Cymru) 2021.
Er mwyn prosesu’r math hon o wybodaeth mae gennym ddogfen bolisi ar wahân sy’n nodi sut bydd yr wybodaeth hon yn cael ei thrin.
Diogelu gwybodaeth am bobl o dan 16 oed
Bydd gwybodaeth am bobl o dan 16 oed yn cael ei diogelu fel sy’n ofynnol dan Ddeddf y Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020: a Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.
Hawl i Wrthwynebu
Mae gennych hawl i wrthwynebu’r defnydd o’ch manylion e-bost neu eich rhif ffôn at ddibenion cofrestru etholiadol. Cysylltwch â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol sef y Rheolwr Data os nad ydych yn dymuno iddynt gysylltu â chi ar e-bost neu dros y ffôn.
Hawl i Gael Eich Anghofio
Nid yw hyn yn berthnasol wrth gadw’r gofrestr etholiadol. Ni allwch ofyn i’ch manylion gael eu tynnu oddi ar hen gofrestrau/cofrestrau hanesyddol.
Sut i gysylltu â ni
I arfer unrhyw un o’ch hawliau dan y ddeddfwriaeth diogelu data cysylltwch â ni:
Os nad ydych yn fodlon â’r ymateb a gewch gennym mae gennych hawl i gwyno i’r Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth Cymru
2il Lawr
Churchill House
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
Ffôn: 029 2067 8400
Ffacs: 029 2067 8399
E-bost: wales@ico.org.uk
Gwefan: ico.org.uk