Hysbysiad Preifatrwydd y Gwasanaethau Democrataidd

Dibenion prosesu eich data personol

Mae’n angenrheidiol prosesu gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni’r swyddogaethau canlynol:

• Mae’r Gwasanaeth yn cyhoeddi rhaglenni a chofnodion ar gyfer holl gyfarfodydd y Cyngor, yn ogystal ag unrhyw wybodaeth gefndirol sy’n rhoi sail ar gyfer y drafodaeth, a gallai hynny gynnwys gwybodaeth bersonol. Darlledir rhai cyfarfodydd y Cyngor dros y we hefyd.  
• Mae’r Gwasanaeth yn casglu gwybodaeth gennych chi at ddibenion gweinyddu’r cynllun deisebau (boed ar bapur neu drwy e-ddeisebau), hynny yw, fel y gellir cyflwyno e-ddeiseb a'i 'llofnodi'
• Mae’r Gwasanaeth yn casglu gwybodaeth gennych at ddibenion gweinyddu'r swyddogaeth Trosolwg a Chraffu, hynny yw, cyflwyno pynciau i graffu arnynt a chyflwyno sylwadau ynglŷn ag adroddiadau.
• Mae’r Gwasanaeth yn gweinyddu apeliadau, gan gynnwys Apeliadau Rhyddhad Ardrethi Dewisol a Gorfodol, Apeliadau Trwyddedu ac Apeliadau Ysgolion (Derbyn a Gwahardd).
• Treuliau Aelodau
• Cofrestr yr Aelodau o Anrhegion a Lletygarwch
• Cofrestr o Fuddiannau gan Aelodau
• Aelodau’n Datgan Cysylltiad
• Hwyluso cyfarfodydd/digwyddiadau dinesig
• Cwynion am Ymddygiad Aelodau
• Derbyn Dogfennau Tendr.

Categorïau data personol a’r sail gyfreithlon

Er mwyn darparu’r gwasanaeth, gallai fod angen i’r Cyngor brosesu rhai neu bob un o’r categorïau canlynol o wybodaeth bersonol ynglŷn ag aelodau o’r cyhoedd, Aelodau ac Aelodau Cyfetholedig Annibynnol:

• Enw
• Manylion cyswllt
• Dyddiad geni
• Rhyw
• Manylion ariannol
• Dulliau adnabod
• Perthynas agosaf, enw a manylion cyswllt
• Tystiolaeth i ategu apeliadau trwyddedu, apeliadau ysgolion a phenodiadau
• Gwybodaeth Aelodau

Mae’r ddeddfwriaeth diogelu data’n caniatáu inni ddefnyddio’ch gwybodaeth fel hyn, gan fod arnom ddyletswydd statudol ac er mwyn sicrhau mynediad at wasanaethau’r Cyngor.

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich data personol

• Cynhelir y rhan fwyaf o gyfarfodydd y Cyngor yn gyhoeddus.  Mae rhaglenni a phapurau’r cyfarfodydd hyn ar gael i’r cyhoedd ymlaen llaw.  Mae darllediadau dros y we, cofnodion a manylion y penderfyniadau hefyd ar gael i’r cyhoedd ar wefan y Cyngor.
• Mae e-ddeisebau, Treuliau Aelodau, Datganiadau Buddiannau gan Aelodau, y Gofrestr o Fuddiannau gan Aelodau, a Chofrestr yr Aelodau o Anrhegion a Lletygarwch hefyd ar gael i’r cyhoedd gan y'u cyhoeddir ar wefan y Cyngor.
• Gwasanaethau eraill Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy y mae’n angenrheidiol rhannu’r wybodaeth â hwy fel y gall y Gwasanaethau Democrataidd gyflawni eu dyletswyddau.
• Aelodau Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
• Cynghorau Tref a Chymuned
  • Awdurdodau lleol eraill a chyrff sector cyhoeddus
  • Llywodraeth Cymru
  • Y Gymdeithas Llywodraeth Leol
  • Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru
  • Heddlu Gogledd Cymru
  • Panel Heddlu a Throsedd Gogledd Cymru
  • Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ar gyfer Gogledd Cymru
  • Archwilwyr allanol
  • Aelodau Panel Derbyniadau a Gwaharddiadau Ysgolion
  • Sefydliadau allanol
  • Cyrff Llywodraethu Ysgolion

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Bydd y Gwasanaethau Democrataidd yn cadw’ch gwybodaeth a’i dinistrio yn unol â’r hyn a nodir yn y Rhestr Cadw a Gwaredu. Gellir gweld copi o'r Rhestr drwy ddefnyddio'r manylion cyswllt isod.

Eich Hawliau

Mae gennych hawl:

• I weld yr wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch
• I ofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch os yw’n anghywir. Gwneir mân gywiriadau, fel newid cyfeiriadau, ond bydd yn dibynnu at ba ddiben y defnyddir yr wybodaeth.   Efallai na fydd hi’n bosib newid cofnodion megis datganiadau neu farn, ond bydd dewis i chi ddarparu datganiad ychwanegol, a fydd yn cael ei ychwanegu i'r ffeil. 
• I ofyn am ddileu cofnodion sydd gennym amdanoch.
• I gyfyngu ar y defnydd o’r wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch os ydych wedi codi gwrthwynebiad, tra cynhelir ymchwiliad i’ch gwrthwynebiad.
• I wneud cais i gael unrhyw wybodaeth yr ydych wedi ei darparu i ni yn ôl ar ffurf y gallwch ei roi i ddarparwr gwasanaeth arall os oes angen.
• I wrthwynebu defnyddio eich gwybodaeth bersonol, yn cynnwys gwneud penderfyniadau awtomatig a phroffilio.
• I wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os nad ydych yn fodlon ar y modd yr ymdriniwyd â’r wybodaeth amdanoch. 

Rheolwr Data

Mae copi o Hysbysiad Preifatrwydd Llawn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy ar gael ar wefan y Cyngor – https://www.conwy.go.uk/hysbysiadaupreifatrwydd