Adnoddau Dynol Corfforaethol

Gwybodaeth Bwysig: Ar gyfer darpar weithwyr a gweithwyr presennol y Cyngor

Cyflwyniad

Eich data personol yw data y gellir ei ddefnyddio i’ch adnabod chi, ar ei ben ei hun, neu gyda data arall sydd ar gael i Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy.  Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yw’r rheolwr data.  Mae’r Datganiad Preifatrwydd hwn yn nodi sut bydd CBS Conwy yn defnyddio eich data personol, a gyflwynir o ran ceisiadau am swyddi a chyflogaeth ddilynol gyda’r Cyngor.  Gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data ym:

P’un a ydych yn dod yn weithiwr i’r Cyngor ai peidio, byddwn yn defnyddio eich data personol am y rhesymau a nodir isod, ac os byddwch yn dod yn weithiwr, byddwn yn ei ddefnyddio o ran rheoli eich cyflogaeth.

Byddwn yn casglu’r rhan fwyaf ohono yn ystod y broses ymgeisio a recriwtio, a gwybodaeth bellach ar ôl eich cyflogi.  Mae ffynonellau casglu data personol yn anuniongyrchol wedi’u cynnwys yn y datganiad hwn.

Gallai’r data personol y gallem ei ddefnyddio gynnwys:

• Enw llawn a manylion personol gan gynnwys gwybodaeth gyswllt (e.e. cyfeiriad cartref, cyfeiriad e-bost, rhifau ffôn cartref a symudol)
• Dyddiad geni a/neu oedran (e.e. ar gyfer gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd a dibenion pensiwn)
• Manylion ariannol (e.e. cyflog presennol)
• Addysg a chymwysterau (e.e. i sefydlu addasrwydd ar gyfer swydd)
• Manylion bancio (er mwyn talu cyflogau)
• Gwybodaeth salwch (ar ôl cyflogaeth)   
• Hanes cyflogaeth

Rydym yn cymryd eich preifatrwydd o ddifrif ac mae’r datganiad preifatrwydd hwn yn egluro sut byddwn yn trin eich data personol yn ddiogel ac yn unol â’ch hawliau.  Gweler ynghlwm (dolen i’r Datganiad Preifatrwydd Corfforaethol) www.conwy.gov.uk/hysbysiadaupreifatrwydd

Darparu eich data personol

Bydd y Cyngor yn dweud wrthych os yw darparu rhywfaint o ddata personol yn ddewisol, gan gynnwys gofyn am eich caniatâd i brosesu.  Ym mhob achos arall, rhaid i chi ddarparu eich data personol er mwyn i’r Cyngor allu prosesu eich cais a chyflawni ei gyfrifoldebau cyflogaeth.

Defnyddio eich data personol (a allai gynnwys data ysgrifenedig a’ch delwedd bersonol), y sail gyfreithiol a phwrpas

Byddwn yn prosesu eich data personol

Fel bo angen i gyflawni ein contract gyda chi fel cyflogwr:

• I reoli a chyflawni’r contract hwnnw
• I ddiweddaru eich cofnodion
• I ddefnyddio eich manylion cyswllt fel bo angen

Fel bo angen i gyflawni tasg a gaiff ei chyflawni er budd y cyhoedd:

• Ar gyfer llywodraethu da, diogelwch, diogelwch asedau, cyfrifyddu a rheoli eich contract cyflogaeth
• Ar gyfer datblygu ystadegau ar gyfer dibenion monitro cyflogaeth

Fel bo angen i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol, e.e.

• Pan fyddwch yn arfer eich hawliau dan gyfraith diogelu data a gwneud ceisiadau
• I gydymffurfio â gofynion cyfreithiol a rheoliadol a datgeliadau cysylltiedig
• I wirio pwy ydych chi

Gyda’ch caniatâd, e.e.

• Pan fyddwch yn gofyn i ni ddatgelu eich data personol i sefydliadau eraill, e.e. Pensiynau Gwynedd os byddwch am ymuno â’r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol neu fel arall yn cytuno i ddatgeliadau (e.e. i gael mynediad i Hyfforddiant neu Gynlluniau Buddiannau Gweithwyr)
• Pan fyddwn yn prosesu unrhyw gategorïau arbennig amdanoch ar gyfer dibenion ystadegol yn unig (e.e. tarddiad hiliol neu ethnig, crefydd, data am iechyd, cyfeiriadedd rhywiol)

Mae croeso i chi newid eich meddwl a thynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg

Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer cyflawni contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol.    Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol. 

Rhannu eich data personol

Yn amodol ar gyfraith diogelu data, mae'n bosibl y byddwn yn rhannu eich data personol:

• Gyda Chynllun Pensiwn Gwynedd
• Gyda chyrff y Llywodraeth, (e.e. Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi a allai yn eu tro ei rannu gydag awdurdodau treth a rheoleiddwyr eraill)
• Gyda’r Heddlu a’r Llysoedd (i gydymffurfio â gofynion cyfreithiol a gweinyddu cyfiawnder)
• Mewn argyfwng neu fel arall i ddiogelu eich buddiannau hanfodol
• Wrth i ni ailstrwythuro neu drosglwyddo gwasanaeth neu uno neu ad-drefnu gyda sefydliad arall
• Pan ddaw cais i law gan ddarpar gyflogwr yn y dyfodol am eirda
• Gydag unrhyw un arall lle rydym wedi cael eich caniatâd neu fel sy’n ofynnol dan y gyfraith

Gwiriadau hunaniaeth a gwiriadau atal twyll

Defnyddir y data personol rydym wedi’i gasglu gennych chi yn y cam gwneud cais yn ystod y broses recriwtio i wirio eich hunaniaeth.  Os caiff twyll ei ganfod, mae’n bosibl y gwrthodir cyflogaeth i chi yn y dyfodol.  Mae’n bosibl y byddwn yn chwilio a defnyddio ein cofnodion mewnol hefyd ar gyfer y dibenion hyn. 

Gwneud penderfyniadau a phrosesu awtomataidd

Mae gwneud penderfyniadau awtomataidd yn cynnwys prosesu data personol heb ymyrraeth ddynol.  (Weithiau bydd hyn yn digwydd cyn cwblhau cais, e.e. i sefydlu eu bod yn ymgeisydd mewnol pan fydd y swydd ar agor i weithwyr presennol yn unig)

Meini prawf a ddefnyddir i benderfynu ar gyfnodau cadw

Defnyddir y meini prawf a ganlyn i benderfynu ar gyfnodau cadw data ar gyfer eich data personol:

• Os na fyddwch yn dod yn weithiwr, caiff eich data ei gadw am gyfnod o ddim hirach na 7 mis ar ôl dyddiad y cais.
• Cadw data ar gyfer gweithwyr – Byddwn yn cadw eich data personol am gyn hired ag sy’n angenrheidiol i brosesu unrhyw ofynion cyflogaeth a delio ag unrhyw ymholiadau neu geisiadau, yn ystod cyflogaeth neu ar ôl cyflogaeth, yn unol â'n hamserlen cadw ar gyfer cofnodion adnoddau dynol (dolen).

Sicrhau bod data yn ddienw a chydgasglu

Mae’n bosibl y caiff eich data personol ei drosi yn ddata ystadegol neu ddata cyfanredol, na ellir ei ddefnyddio i’ch adnabod, yna caiff ei ddefnyddio i gynhyrchu ymchwil ystadegol ac adroddiadau.  Mae’n bosibl y caiff y data cyfanredol hwn ei rannu a’i ddefnyddio yn yr holl ffyrdd a ddisgrifir uchod.

Eich hawliau dan Ddeddf Diogelu Data perthnasol

Mae eich hawliau fel a ganlyn (nodwch nad yw’r hawliau hyn yn berthnasol yn yr holl amgylchiadau a bod cludadwyedd data yn berthnasol o 25 Mai 2018 yn unig)

• Yr hawl i gael gwybod ein bod yn prosesu eich data personol.
• Yr hawl i sicrhau bod eich data personol yn cael ei gywiro os yw’n anghywir ac i sicrhau bod data personol anghyflawn yn cael ei gyflawni.
• Yr hawl i wrthwynebu i brosesu data personol.
• Yr hawl i gyfyngu ar brosesu eich data personol.
• Yr hawl i sicrhau bod data personol yn cael ei ddileu (“yr hawl i gael eich anghofio”).
• Yr hawl i ofyn am fynediad i’ch data personol a gwybodaeth am sut rydym yn ei brosesu.
• Yr hawl i symud, copïo neu drosglwyddo eich data personol (“cludadwyedd data”)

Mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth sydd â grymoedd gorfodaeth a gallant ymchwilio i gydymffurfio â chyfraith diogelu data: https://ico.org.uk/

I gael rhagor o fanylion am yr uchod, gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data, Derek O’Connor, yn y cyfeiriad uchod a’r cyfeiriad e-bost : derek.oconnor@conwy.gov.uk   

RWY’N CADARNHAU FY MOD WEDI DARLLEN A DEALL Y DATGANIAD PREIFATRWYDD UCHOD