Ein cyfrifoldebau
Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn casglu, prosesu ac yn storio ystod eang o wybodaeth, yn cynnwys rhywfaint o wybodaeth bersonol, er mwyn cyflwyno gwasanaethau sydd o fudd i chi.
Rydym yn gyfrifol am reoli’r wybodaeth sydd gennym ac yn sylweddoli fod yr wybodaeth hon yn bwysig i chi. Cymerwn ein cyfrifoldebau o ddifrif a byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol yn deg, yn gywir ac yn ddiogel yn unol â’r gofynion cyfreithiol a osodwyd yn y ddeddfwriaeth Diogelu Data bresennol.
Mae unrhyw un sy’n derbyn gwybodaeth gennym ni hefyd o dan ddyletswydd gyfreithiol i wneud yr un fath ac mae ganddynt gyfres o gymalau diogelu data wedi’u cynnwys yn eu contract.
Pan mae angen i ni rannu gwybodaeth sensitif neu gyfrinachol fel manylion meddygol, dim ond gyda’ch caniatâd y gwnawn ni hynny neu pan fo gofyniad cyfreithiol arnom i wneud. Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu gwybodaeth i atal perygl o niwed i unigolyn.
Pam ydym ni angen eich gwybodaeth
Byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol ar gyfer nifer cyfyngedig o ddibenion a bob amser yn unol â’n cyfrifoldebau, pan mae sail gyfreithiol ac yn ôl eich hawliau chi o dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data.
Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol yn y ffyrdd canlynol:
- at y diben y rhoesoch yr wybodaeth, e.e. prosesu hawliad budd-dal, archebu cwrt tenis, i gael mynediad i wi-fi am ddim;
- ein galluogi i gyfathrebu â chi a darparu’r gwasanaethau sydd eu hangen arnoch;
- monitro’n perfformiad o ran darparu gwasanaethau i chi;
- casglu gwybodaeth ystadegol a fydd yn ein caniatáu i gynllunio darpariaeth gwasanaethau yn y dyfodol, a chael eich barn am ein gwasanaethau;
- ein galluogi i wneud swyddogaethau statudol o ran gorfodi’r gyfraith, er enghraifft trwyddedu, gorfodaeth gynllunio, safonau masnach, diogelwch bwyd;
- atal a/neu ddarganfod troseddau, tasg a wneir er budd y cyhoedd, neu i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol. Mae rhagor o wybodaeth ar ein gwefan: Troseddau ac Argyfyngau
- prosesu trafodion ariannol yn cynnwys grantiau, taliadau a budd-daliadau naill ai gennym ni neu pan fyddwn yn gweithredu ar ran cyrff eraill y llywodraeth fel yr Adran Gwaith a Phensiynau;
- prosesu cyffredinol pan fyddwch wedi cydsynio i ni wneud hynny, e.e. i gysylltu â chi gyda gwybodaeth o ddiddordeb;
- lle mae’n angenrheidiol i warchod unigolion rhag niwed neu anaf;
- cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol amrywiol neu i gael cyngor cyfreithiol neu ddechrau achos cyfreithiol;
Mae’n bosibl na fyddwn yn gallu rhoi cynnyrch neu wasanaeth i chi os nad oes gennym ddigon o wybodaeth ac, mewn rhai achosion, eich bod yn rhoi caniatâd i ddefnyddio’r wybodaeth honno.
Ein nod yw cadw’ch gwybodaeth yn gywir ac yn ddiweddar. Gallwch ein helpu i wneud hynny ar unrhyw adeg drwy roi gwybod os oes newid yn y wybodaeth a roesoch i ni, fel eich cyfeiriad. Ceir mwy o fanylion ar ein tudalen gyswllt.
Sut rydym yn casglu’ch gwybodaeth
Wyneb yn wyneb:
Mae’n bosibl y byddwn yn cadw cofnod o’ch ymweliad â ni i’n helpu i gyflwyno a gwella’r gwasanaethau a roddwn i chi ac i eraill. Bydd unrhyw gofnodion sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol yn cael eu cadw’n ddiogel.
Galwadau ffôn:
Fel arfer byddwn yn dweud wrthych os ydym yn recordio unrhyw alwadau ffôn a wnewch i ni. Mae’n bosibl y byddwn yn gwneud hyn i gynyddu’ch diogelwch; fel bod gennym gofnod o’r alwad a/neu at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd.
Ebyst:
Os ydych yn anfon e-bost atom mae’n bosibl y byddwn yn cadw’ch e-bost fel cofnod eich bod wedi cysylltu â ni. Mae hyn yn cynnwys eich cyfeiriad e-bost. Ni fyddwn yn cynnwys unrhyw wybodaeth bersonol neu gyfrinachol mewn unrhyw e-bost a anfonwn atoch oni ei fod yn cael ei anfon yn ddiogel neu eich bod wedi cytuno i ni gysylltu â chi gyda’r wybodaeth yma. Byddem yn argymell hefyd eich bod yn anfon y lleiaf posibl o wybodaeth bersonol neu gyfrinachol i ni dros e-bost.
Ar-lein:
Cwcis
Ffeiliau testun bach yw cwcis sy’n cael eu rhoi ar eich cyfrifiadur gan rai gwefannau yr ydych yn mynd arnynt. Cânt eu defnyddio’n eang i wneud i wefannau weithio, neu i’w gwneud i weithio’n fwy effeithiol, yn ogystal ag i roi gwybodaeth i berchnogion y safle. Ceir manylion am sut rydym yn defnyddio’ch cwcis ar ein gwefan: https://www.conwy.gov.uk/cwcis
Ffurflenni
Wrth gyflwyno gwybodaeth ar-lein drwy ein gwefan ar ffurflenni digidol i’w prosesu, gall y data hwn gael ei drosglwyddo a’i storio ar systemau rheoli gwasanaeth at ddibenion darparu’r gwasanaeth, e.e. archebion ailgylchu cartrefi, ceisiadau derbyn i ysgolion.
Gwefannau eraill
Ar ein gwefan fe welwch ddolenni at wefannau allanol eraill, yr ydym wedi eu rhoi yno er gwybodaeth a chyfleuster i chi. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn gymwys i Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn unig. Nid ydym yn gyfrifol am gynnwys y safleoedd hynny. Pan fyddwch yn ymweld â gwefannau eraill, argymhellwn eich bod yn cymryd amser i ddarllen eu hysbysiadau preifatrwydd.
Darparwyr Partner:
Mae rhai o’r gwasanaethau y mae’r Gwasanaeth TG a Thrawsnewid Digidol yn eu cynnig yn cael eu darparu gan bartneriaid, sydd â chyfrifoldeb dros letya eu systemau TG eu hunain a dal data. Mae unrhyw gytundeb i ddal data personol neu sensitif fel rhan o’r contract gyda phartner ar yr amod pendant na fydd yn cael ei rannu heb ein caniatâd, bydd yn cael ei gadw o fewn y DU a/neu’r UE, a bydd yn dod o dan bolisïau a gweithdrefnau’r cyngor ac yn cael ei symud ar ddiwedd y contract. Ymhellach, mae partneriaid yn gorfod darparu hysbysiadau preifatrwydd a/neu ddatganiadau cydymffurfiaeth GDPR o fewn eu systemau nhw, e.e. gwasanaeth wi-fi am ddim y cyngor ac Ap Conwy.
Beth fyddwn yn ei wneud â’ch gwybodaeth
Wrth benderfynu pa wybodaeth bersonol i’w chasglu, defnyddio a’i dal, rydym yn ymrwymo i sicrhau y byddwn:
- ddim ond yn casglu, dal a defnyddio gwybodaeth bersonol lle mae’n angenrheidiol ac yn deg i wneud hynny.
- yn agored gyda chi ynglŷn â sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth a gyda phwy rydym yn ei rhannu; ac
- yn mabwysiadu a chynnal safonau uchel o ran yr arfer gorau wrth drin unrhyw wybodaeth bersonol.
- cadw’ch gwybodaeth bersonol yn sicr a diogel.
- cael gwared ag unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel pan nad oes ei hangen mwyach.
Mae’n bosibl y byddwn yn datgelu gwybodaeth bersonol i drydydd parti, ond dim ond pan mae’r gyfraith yn mynnu hynny, pan mae’r trydydd parti hwnnw angen yr wybodaeth i roi gwasanaeth i chi ar ein rhan neu pan y’i caniateir fel arall o dan ddeddfwriaeth Diogelu Data. Byddwn yn ymdrechu i sicrhau fod gan y trydydd parti systemau a gweithdrefnau digon cadarn yn eu lle i warchod eich gwybodaeth bersonol.
Am ba hyd fyddwn ni’n cadw’ch gwybodaeth
Ni fyddwn yn cadw’ch gwybodaeth yn hirach nag sydd angen. Mae’n trefn cadw dogfennau yn cynnwys gwybodaeth am ba mor hir rydym yn cadw gwahanol fathau o wybodaeth.
Pan fyddwn yn gwaredu gwybodaeth bersonol, gwnawn hynny mewn ffordd ddiogel.
Gyda phwy y gallwn rannu’ch gwybodaeth
Mae’n bosibl y bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy neu gyda phartneriaid ac asiantaethau allanol sy’n cyflwyno gwasanaethau ar ein rhan. Dim ond os oes ei hangen i roi gwasanaeth i chi y byddan nhw’n cael mynediad at eich gwybodaeth.
Gall y Cyngor fod yn rhoi gwybodaeth bersonol i drydydd parti hefyd, ond dim ond pan mae’n angenrheidiol, naill ai i gydymffurfio â’r gyfraith neu lle’i caniateir o dan ddeddfwriaeth Diogelu Data. Dyma enghreifftiau o bobl eraill y gallem fod yn rhannu’ch gwybodaeth â nhw (nid yw’n rhestr derfynol):
- Sefydliadau iechyd
- Yr Heddlu
- Awdurdodau Lleol eraill
- Cyrff rheoleiddio fel yr Adran Gwaith a Phensiynau neu
- Arolygiaeth Gofal Cymru
- Archwilydd Cyffredinol Cymru (yn unol â’r ddyletswydd yn Adran 33 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009)
Os yw’ch gwybodaeth bersonol yn cael ei throsglwyddo y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) am unrhyw reswm byddwn yn gwneud yn siŵr fod camau diogelu yn eu lle i’w gwarchod i o leiaf yr un safon â’r AEE.
Eich hawliau gwybodaeth
O dan ddeddfwriaeth Diogelu Data mae gennych chi, fel y “Testun Data”, yr hawliau canlynol.
Mae gennych hawl i:
- Gael mynediad at y wybodaeth a ddaliwn amdanoch.
- Gofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth amdanoch sy’n anghywir. Gellir cywiro pethau syml, fel cyfeiriadau, yn dibynnu ar y diben. Ni ellir newid cofnodion, yn cynnwys datganiadau a barn, ond bydd cyfle i chi wneud datganiad ategol, a fydd yn cael ei ychwanegu at y ffeil.
- Gofyn i ni ddileu’r cofnodion a ddaliwn amdanoch.
- Cyfyngu ar ddefnydd yr wybodaeth sydd gennym amdanoch os ydych wedi gwrthwynebu, tra bod ymchwiliad yn cael ei wneud i’ch gwrthwynebiad.
- Gofyn i unrhyw wybodaeth a roesoch i ni gael ei dychwelyd mewn fformat y gallwch ei roi i ddarparwr gwasanaeth arall os oes angen.
- Gwrthwynebu defnyddio’ch gwybodaeth bersonol, yn cynnwys gwneud penderfyniadau awtomatig a phroffilio.
- Gwneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn anfodlon â’r ffordd y cafodd eich gwybodaeth ei thrin.
Defnyddio gwybodaeth bersonol i farchnata
Byddwn ond yn anfon gwybodaeth am ein gwasanaethau a/neu gynhyrchion os ydych wedi gofyn i ni wneud hynny, neu, yn seiliedig ar y wybodaeth sydd gennym, ein bod yn ystyried y byddai’r gwasanaethau hynny o fudd i chi. Gallwch optio allan o hyn ar unrhyw adeg drwy roi gwybod i ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt isod. Mae’n bosibl y bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu hefyd â darparwyr gwasanaeth eraill a all gysylltu â chi os ydynt yn darparu gwasanaethau i’ch helpu.
Defnyddio TCC
Mae gennym systemau TCC yn y Storfeydd TG ym Modlondeb er mwyn diogelu’r cyhoedd ac atal a darganfod troseddau. Ceir arwyddion amlwg sy’n eich hysbysu fod TCC yn weithredol ac yn rhoi manylion pwy i gysylltu â nhw i gael mwy o wybodaeth amdanynt.
Dim ond at ddibenion diogelwch y cyhoedd ac atal a darganfod troseddau y byddwn yn datgelu lluniau TCC i drydydd parti.
Atal, Darganfod ac Ymchwilio i Dwyll
Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol.
Yn ogystal â gwneud ein hymarferion ‘paru data’ gallwn ni hefyd rannu’ch gwybodaeth gyda chyrff cyhoeddus eraill. Mae’r rhain yn cynnwys (ond heb eu cyfyngu i):
- Archwilydd Cyffredinol Cymru
- Yr Adran Gwaith a Phensiynau
- Llywodraeth Ganolog a Lleol
- Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi (HMRC)
- Yr Heddlu
- Y Gwasanaeth Iechyd Gwladol
Mae’n bosibl hefyd y byddwn yn rhannu gwybodaeth â darparwyr gwasanaeth neu gontractwyr a sefydliadau partner, lle mae’r rhannu gwybodaeth yn angenrheidiol, yn gymesur a chyfreithlon.
Sut i weld y wybodaeth sydd gennym amdanoch
Mae gennych hawl i ofyn am gopi o’ch gwybodaeth bersonol, yn cynnwys unrhyw glipiau fideo sydd gennym amdanoch. Os hoffech wneud hynny, cysylltwch â’r Rheolwr Busnes a Pherfformiad TG drwy e-bost neu drwy’r post gan roi cymaint o fanylion â phosib i ni am y wybodaeth y dymunwch ei gweld.
Gweler y polisi a’r ffurflen gais am fynediad at wybodaeth gan y testun
Byddwch yn cael copi o’r wybodaeth sydd yn cael ei dal amdanoch ynghyd ag esboniad am unrhyw godau a ddefnyddir neu eglurhad arall a allai fod ei angen.
Gwneud cais i rywun arall edrych ar eich gwybodaeth ar eich rhan
Gallwch ofyn am gael rhywun arall yn edrych ar eich cofnodion ar eich rhan. I wneud hyn bydd angen i chi roi caniatâd i ni mewn ysgrifen yn dweud wrthym pwy rydych eisiau i edrych ar y wybodaeth i chi. Os yw perthynas neu rywun arall yn dymuno edrych ar gofnodion unigolyn na all roi ei ganiatâd, caniateir hyn dim ond lle dangosir ei fod er budd yr unigolyn i wneud hynny.
Sut i gysylltu â ni
I arfer unrhyw un o’ch hawliau o dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data cysylltwch â ni:
Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
Bodlondeb
Conwy
LL32 8DU
Os nad ydych yn hapus â’r ymateb a gewch gennym ni mae gennych hawl i wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:
Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth Cymru
2il Lawr
Tŷ Churchill
Churchill Way
Caerdydd
CF10 2HH
Gwybodaeth am gydraddoldeb
Mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio gwybodaeth fel eich cefndir ethnig, iaith gyntaf, rhyw, cyfeiriadedd rhywiol a’ch oed i gasglu ystadegau am boblogaeth yr ardal a pwy sy’n derbyn ein gwasanaethau. Mae hyn er mwyn helpu i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a chynllunio’n darpariaeth gwasanaeth yn y dyfodol.
Ni fydd dadansoddiad o’r fath yn nodi unigolion na’n cael effaith ar hawl i wasanaethau a chyfleusterau.