Gwasanaeth Ieuenctid Conwy – Polisi Preifatrwydd

Ein cyfrifoldebau

Mae Gwasanaeth Ieuenctid Conwy yn un o adrannau Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy. Rydym yn casglu, yn prosesu ac yn cadw amrywiaeth eang o wybodaeth, gan gynnwys gwybodaeth bersonol, er mwyn darparu gwasanaethau sydd o fudd i bobl ifanc.

Rydym yn gyfrifol am reoli’r wybodaeth sydd gennym ac yn sylweddoli fod y wybodaeth hon yn bwysig i chi. Rydym yn cymryd ein cyfrifoldebau o ddifrif a byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol yn deg, yn gywir ac yn ddiogel, yn unol â gofynion cyfreithiol y ddeddfwriaeth Diogelu Data gyfredol.

Bydd dyletswydd gyfreithiol hefyd ar unrhyw un sy’n derbyn gwybodaeth gennym ni i wneud yr un fath. Dim ond gyda’ch caniatâd chi neu os oes dyletswydd gyfreithiol arnom i wneud hynny y byddwn yn rhannu gwybodaeth sensitif neu gyfrinachol, fel manylion meddygol. Fe allem rannu gwybodaeth er mwyn atal perygl o niwed i unigolyn.

Pam fod arnom angen eich gwybodaeth chi

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol at nifer cyfyngedig o ddibenion a phob amser yn unol â’n cyfrifoldebau, lle bo seiliau cyfreithiol i wneud hynny ac yn unol â’ch hawliau chi o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data.

Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol:

• at ddibenion prosesu cyffredinol lle’r ydych chi wedi rhoi eich caniatâd i ni wneud hynny;
• er y rheswm y gwnaethoch roi’r wybodaeth i ni, er enghraifft i ddod yn aelod o'r gwasanaeth ieuenctid neu i logi canolfan;
• er mwyn cael caniatâd eich rhieni neu eich gwarcheidwaid i chi gymryd rhan mewn gweithgareddau;
• i gyfathrebu â chi, a darparu gwasanaethau diogel, llawn mwynhad i chi;
• i fonitro sut rydym yn darparu gwasanaethau ar eich cyfer chi;
• i gynllunio darpariaeth gwasanaethau’r dyfodol ac i gael eich barn chi am ein gwasanaethau;
• i’n galluogi i gynnal ein cronfa ddata MIS yn effeithiol a rhoi gwybod am weithgarwch i Lywodraeth Cymru ac adroddiadau mewnol; 
• i brosesu trafodion ariannol gan gynnwys grantiau, taliadau a budd-daliadau sy’n ymwneud yn uniongyrchol â ni neu os ydym yn gweithredu ar ran cyrff llywodraethol eraill;
• pan fo hynny’n angenrheidiol i ddiogelu unigolion rhag niwed neu anaf.

Efallai na fyddwn yn gallu darparu cynnyrch neu wasanaeth i chi os nad oes gennym ddigon o wybodaeth ac, mewn rhai achosion, eich caniatâd i ddefnyddio’r wybodaeth honno.

Rydym yn ceisio sicrhau bod y wybodaeth ddiweddaraf gennym ni, a’i bod yn gywir. Gallwch ein helpu i wneud hyn unrhyw adeg drwy roi gwybod i ni os bydd unrhyw wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni yn newid.

Sut rydym yn casglu eich gwybodaeth

Wyneb yn wyneb

Efallai y byddwn yn cadw cofnod o'ch ymweliad â ni er mwyn ein helpu i ddarparu a gwella’r gwasanaethau rydym yn eu darparu ar eich cyfer chi ac eraill. Byddwn yn cadw’r wybodaeth yn ddiogel.

Dros y ffôn

Os byddwch chi’n ein ffonio ni, efallai y byddwn yn cadw eich manylion er mwyn ateb eich ymholiad. Byddwn yn rhoi gwybod i chi os byddwn yn cadw unrhyw wybodaeth.

Dros e-bost

Os byddwch yn anfon neges e-bost atom ni, efallai y byddwn yn cadw eich neges e-bost fel cofnod eich bod wedi cysylltu â ni. Mae hyn yn cynnwys eich cyfeiriad e-bost. Dim ond mewn negeseuon e-bost a anfonir yn ddiogel y byddwn yn cynnwys gwybodaeth bersonol. Byddem hefyd yn argymell mai dim ond y wybodaeth bersonol neu gyfrinachol sy’n angenrheidiol y dylech chi ei anfon i ni drwy e-bost, a dim mwy.

Ffurflenni

Byddwn yn casglu gwybodaeth amdanoch chi pan fyddwch chi’n cofrestru i ymuno â Gwasanaeth Ieuenctid Conwy. Gallai’r wybodaeth hon gynnwys eich enw, eich dyddiad geni, eich ysgol, eich cyfeiriad post, eich rhif ffôn a’ch cyfeiriad e-bost. Byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth sy’n rhoi caniatâd er mwyn cynnal gweithgareddau ar lein ac oddi ar lein.

Cronfeydd data EMS ysgolion Conwy

Caiff gwybodaeth a gedwir yng nghronfa ddata EMS Conwy ei rhannu â ni bob blwyddyn. Mae hysbysiad preifatrwydd Gwasanaeth Addysg Conwy i’w weld yma

Cronfa ddata Paris

Caiff gwybodaeth a gedwir yng nghronfa ddata PARIS Conwy ei rhannu gyda ni. Mae hysbysiad preifatrwydd Gwasanaethau Plant a Theuluoedd Conwy i’w weld yma

Ar-lein:

Y Cyfryngau Cymdeithasol

Os byddwch chi’n ymgysylltu â ni drwy’r cyfryngau cymdeithasol, efallai y byddwn yn cadw eich enw defnyddiwr er mwyn eich cynnwys yn ein gwaith rhithwir. Gallai hyn gynnwys grwpiau a sesiynau ieuenctid dros y we. Nid ydym yn gyfrifol am gynnwys yr apiau na’r gwefannau hynny. Rydym yn argymell eich bod:

• yn defnyddio cyfrinair unigryw bob tro
• yn osgoi creu cysylltiadau rhwng eich cyfrifon cyfryngau cymdeithasol
• yn darllen eu hysbysiadau preifatrwydd yn drylwyr

Cwcis

Caiff gwybodaeth am y defnydd o wefannau ei chasglu gan ddefnyddio cwcis. Mae manylion am sut rydym yn defnyddio cwcis i’w gweld ar ein gwefan drwy ddilyn y ddolen ganlynol: https://www.conwy.gov.uk/cwcis

Gwefannau eraill

Ar ein gwefan fe welwch chi ddolenni i wefannau eraill. Rydym yn cynnwys y rhain er gwybodaeth a hwylustod i chi. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn ymwneud â Gwasanaeth Ieuenctid Conwy yn unig. Nid ydym yn gyfrifol am gynnwys y safleoedd hynny. Pan fyddwch yn ymweld â gwefannau eraill, rydym yn argymell eich bod yn darllen eu hysbysiadau preifatrwydd yn drylwyr.

Beth fyddwn ni’n ei wneud gyda’ch gwybodaeth

Wrth benderfynu pa wybodaeth bersonol i’w chasglu, ei defnyddio a’i chadw, rydym wedi ymrwymo i wneud yn siŵr ein bod:

• yn casglu, yn cadw ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol pan fo’n angenrheidiol ac yn deg gwneud hynny yn unig;
• yn agored gyda chi am sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth, a gyda phwy rydym yn ei rhannu;
• yn mabwysiadu ac yn cynnal safonau uchel o arferion gorau wrth ymdrin ag unrhyw wybodaeth bersonol;
• yn cadw’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel;
• yn cael gwared ar unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel, pan na fyddwn ni ei hangen mwyach.
  
  

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth

Ni fyddwn yn cadw’ch gwybodaeth am fwy o amser nag sydd ei angen. Yn unol â’n polisi cadw, byddwn yn cadw’r wybodaeth hon am 2 flynedd ar ôl i chi droi’n 25 oed. Pan fyddwn yn cael gwared ar wybodaeth bersonol, byddwn yn gwneud hynny mewn ffordd ddiogel.

Gyda phwy y gallwn rannu’r wybodaeth hon

Gallwn rannu eich gwybodaeth bersonol o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy neu gyda phartneriaid ac asiantaethau allanol sy’n ymwneud â darparu gwasanaethau ar ein rhan. Dim ond y wybodaeth sydd ei hangen i ddarparu gwasanaeth i chi y byddant yn cael gafael arni. Efallai y bydd y Cyngor hefyd yn rhoi gwybodaeth bersonol i ambell drydydd parti, ond dim ond os yw hynny’n angenrheidiol, naill ai i gydymffurfio â’r gyfraith neu pan fo ganddo hawl i wneud hynny dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data. Mae enghreifftiau o drydydd partïon y gallem rannu eich gwybodaeth â nhw yn cynnwys sefydliadau iechyd a’r heddlu.

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel ar ein system gwybodaeth rheoli (QES), Upshot a rhaglen gynllunio gweithredu Outcomes Star a Galw Gofal.

Mae’r rhaglenni hyn yn cydymffurfio â phrotocolau GDPR. Mae hyn yn ein galluogi i ddarparu gwasanaethau gwell i gwsmeriaid. Dim ond i reoli eich cyswllt â Gwasanaeth Ieuenctid Conwy a’n hasiantaethau partner a’n hadrannau y byddwn yn defnyddio eich data.

Efallai y bydd eich data hefyd ar gael i’n partneriaid megis rhaglen Dug Caeredin neu Agored Cymru. Mae gan yr adrannau a’r asiantaethau partner hyn yr un ymrwymiad â ni i drin data yn unol â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) cyfredol. Caiff y wybodaeth hon ei defnyddio i wella darpariaeth gwasanaeth ac/neu i ddiogelu ac amddiffyn plant. Ni fyddwn yn trosglwyddo nac yn rhannu eich gwybodaeth gydag unrhyw sefydliad y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Efallai y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth rydych yn ei darparu er dibenion ymchwil, hanesyddol neu ystadegol. Pan fo hyn yn digwydd, byddwn yn tynnu unrhyw nodweddion a allai arwain at adnabod pobl o’r data perthnasol.

Gyda phwy allwn ni rannu’r wybodaeth a pham?

Fe allem rannu eich gwybodaeth bersonol o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy neu gyda phartneriaid ac asiantaethau allanol sy’n ymwneud â darparu gwasanaethau ar ein rhan. Dim ond os byddant angen y wybodaeth i ddarparu gwasanaeth a sicrhau eich diogelwch personol y byddant yn cael gafael ar eich gwybodaeth.

Y defnydd o wybodaeth bersonol ar gyfer marchnata

Fe allem ni anfon gwybodaeth atoch am gyfleoedd sy’n gysylltiedig â’ch cyswllt gyda ni. Dim ond os byddwch chi wedi rhoi caniatâd i ni y byddwn yn anfon gwybodaeth atoch chi. Gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth er dibenion marchnata gyda chwmnïau y tu allan i Wasanaeth Ieuenctid Conwy.

Atal, datgelu ac ymchwilio i dwyll

Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu. Gallwn ddefnyddio gwybodaeth rydych wedi ei darparu:

• i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau,
• i gyflawni contract neu dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd,
• i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol.

Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol.

Eich hawliau o ran eich gwybodaeth

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau am ein polisi preifatrwydd neu’r wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch, mae croeso i chi gysylltu â ni:

• drwy e-bost - gwasanaethieuenctid@conwy.gov.uk
• dros y ffôn - 01492 575100
• drwy’r post:

Os nad ydych yn fodlon gyda’r ymateb a gewch gennym, mae gennych hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:

Rhif Ffôn: 029 2067 8400
Ffacs: 029 2067 8399
E-bost: wales@ico.org.uk
Gwefan: ico.org.uk

Gwybodaeth am Gydraddoldeb

Gallwn ddefnyddio gwybodaeth fel eich cefndir ethnig, eich iaith gyntaf, eich rhyw, eich tueddfryd rhywiol, eich credoau crefyddol neu unrhyw anabledd sydd gennych chi. Dim ond i gyflawni ein dyletswyddau dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 ac i sicrhau bod y gwasanaeth rydym yn ei ddarparu i chi yn addas ar gyfer eich anghenion y byddwn yn gwneud hynny.