Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl gan GBSC, pan fyddwn yn casglu eich gwybodaeth bersonol yn ymwneud â Gwasanaeth Hawliau Lles CBSC.
CBSC yw’r rheolydd data at ddibenion Deddf Diogelu Data (2018) a’r (UKGDPR) ac mae wedi cofrestru fel rheolydd data gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth o dan rif cofrestru Z4738791.
Mae CBSC wedi ymrwymo i warchod eich gwybodaeth bersonol. Fel rheolydd data, mae cyfrifoldeb i wneud yn siŵr eich bod yn gwybod pam a sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu yn unol â’r cyfreithiau diogelu data.
Pam rydym ni’n casglu eich data
Mae’r Gwasanaeth Hawliau Lles yn casglu eich gwybodaeth bersonol at ddibenion darparu cyngor a chymorth i’ch helpu i wneud yn fawr o’ch budd. Bydd yr wybodaeth a gasglwn gennych yn amrywio’n dibynnu ar natur y gwasanaeth. Byddwn yn casglu unrhyw wybodaeth sy’n berthnasol i’r mater rydych wedi ei godi hefo ni.
Gall ein gweithgarwch prosesu gynnwys:
- Rhoi cyngor budd-dal dros y ffôn.
- Llenwi ffurflenni budd-dal a’u cyflwyno ar eich rhan i’r Adran Gwaith a Phensiynau.
- Cynorthwyo gyda cheisiadau Credyd Cynhwysol.
- Eich cynrychioli chi os ydych yn dymuno apelio yn erbyn penderfyniadau budd-dal neu os caiff eich cais ei wrthod.
- Eich cyfeirio at sefydliadau eraill all helpu os nad yw’r wybodaeth rydych ei hangen o fewn ein cylch gwaith. Er enghraifft cyfeirio at asiantaethau sy’n delio gyda dyled.
- Eich cyfeirio at adran arall o fewn CBSC e.e. Therapi Galwedigaethol, Tîm Digartrefedd neu at Dimau Gwaith Cymdeithasol.
- Casglu gwybodaeth ariannol gennych o ran cael mynediad at eich hawl i fudd-daliadau a chynorthwyo wrth asesu taliadau Gofal Cartref.
- Casglu gwybodaeth am iechyd personol pan fod angen er mwyn cynorthwyo gyda cheisiadau budd-dal.
Mae’n bwysig fod Hawliau lles yn cadw eich gwybodaeth yn gyfredol. Ffoniwch neu ysgrifennwch at Hawliau Lles os ydych am newid unrhyw fanylion a gedwir ar ein bas data.
Gall y math o ddata personol a gedwir gennym gynnwys:
- Gwybodaeth fel eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost a’ch Rhif Yswiriant Gwladol.
- Manylion am incwm eich aelwyd, unrhyw eillion ac unrhyw incwm o fudd-daliadau rydych yn eu derbyn.
- Manylion am bobl eraill sy’n byw ar eich aelwyd.
Gallwn hefyd gasglu data personol o gategori arbennig (data sensitif) allai gynnwys:
- Gwybodaeth am faterion corfforol neu iechyd meddwl, anableddau a gofynion gofal a chefnogaeth allai effeithio ar benderfyniadau’n ymwneud a’ch hawl i fudd-dal.
- Manylion am eich tarddiad ethnig.
Gyda phwy fyddwn ni’n rhannu’ch gwybodaeth?
Byddwn yn rhannu gwybodaeth gydag ystod o sefydliadau’n dibynnu ar y gwasanaeth a ddarperir a’r gofyniad statudol y mae’n rhaid i ni gydymffurfio ag ef.
Gellir rhannu eich gwybodaeth gydag:
- Adrannau eraill o’r Cyngor megis Treth Y Cyngor, Budd-dal Tai neu’r adran Bathodyn Glas.
- Adrannau eraill o’r llywodraeth ganolog megis yr Adran Gwaith a Phensiynau, Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlys EM, a Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi.
- Cymdeithasau Tai a landlordiaid.
- Gall sefydliadau elusennol a gwirfoddol sy’n cefnogi pobl mewn angen e.e. gallwn eich cyfeirio at fanc bwyd neu asiantaeth sy’n darparu grantiau.
Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth gydag unrhyw rai eraill heb eich caniatâd ysgrifenedig chi, a chaiff hynny ei gofnodi yn eich nodiadau achos.
Mae sefyllfaoedd penodol eraill lle gallai fod angen i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch megis:
- Lle mae gofyn i ni roi gwybodaeth yn ôl y gyfraith
- Pan fydd datgelu gwybodaeth yn ofynnol er mwyn atal neu ddatgelu trosedd, gan gynnwys twyll.
Os ydych wedi rhoi caniatâd ysgrifenedig i ni, gellir rhannu eich gwybodaeth gyda ffrind neu aelod o’r teulu a enwir, gweithiwr cefnogi neu unigolyn arall sydd wedi ei awdurdodi gennych i weithredu ar eich rhan megis cynrychiolydd sefydliad elusennol neu wirfoddol.
Cyfnod Cadw
Byddwn yn caw eich gwybodaeth bersonol yn unol â’r cyfnodau cadw a gynhwysir ym mholisi cadw dogfennau’r Cyngor.
Byddwn yn cadw e-byst fel y disgrifir yn y Polisi Cadw E-bost TG Corfforaethol.
Fel rheol caiff e-byst eu dileu ar ôl 5 mlynedd. efallai y bydd eich e-bost wedi ei ddileu cyn yr amser hwnnw, ond bydd yn aros ar "ddyddiadur" diogel y cyngor am 5 mlynedd, ac ar ôl hynny bydd yn cael ei ddileu.
Cedwir eich manylion yng nghronfa ddata WCCIS a chânt eu cadw yn unol â deddfau Diogelu Data. Mae hyn yn dangos, oni bai fod eich achos yn destun gofynion cyfreithiol, na fydd gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw am fwy na chwe blynedd ar ôl cau'r ffeil achos.
Eich hawliau yn ymwneud â gwybodaeth:
O dan y ddeddf Diogelu Data, mae gennych chi fel “Testun y Data” yr hawliau canlynol. Lle bo’n berthnasol.
Mae gennych hawl i gael Mynediad at yr wybodaeth sydd gennym amdanoch.
- Gofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth amdanoch sy’n anghywir. Gellir gwneud newidiadau i gamgymeriadau bach megis newid cyfeiriad, ond bydd yn dibynnu ar y diben. Ni chaniateir newid cofnodion, gan gynnwys datganiadau a barn, ond bydd dewis i chi ddarparu datganiad atodol, gaiff ei ychwanegu at y ffeil.
- Gwneud cais i’r cofnodion a gedwir amdanoch gael eu dileu.
- Cyfyngu ar ddefnydd o’r wybodaeth a gedwir amdanoch os ydych wedi mynegi eich gwrthwynebiad, tra ymchwilir i’r gwrthwynebiad.
- Gwneud cais i unrhyw wybodaeth rydych wedi ei darparu i ni gael ei dychwelyd atoch mewn ffurf y gallwch ei rhoi i ddarparwr gwasanaeth arall os oes angen.
- Gwrthwynebu defnyddio eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys gwneud penderfyniadau a phroffiliau awtomatig.
- Gwneud cwyn i Swyddfa Wybodaeth y Comisiynydd os nad ydych yn fodlon gyda’r ffordd y mae’r wybodaeth amdanoch wedi ei thrin.
Mae gennych hawl i gael Mynediad at yr wybodaeth sydd gennym amdanoch.
Mae gennych hawl i ofyn am gopi o’ch gwybodaeth bersonol, gan gynnwys fideos sydd gennym ohonoch. Os hoffech wneud hynny, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data drwy e-bost neu drwy’r post gan roi cymaint o fanylion â phosibl am yr wybodaeth rydych ei hangen.
Gweler ffurflen Cais am Wybodaeth.
Byddwch yn derbyn copi o’r wybodaeth a gedwir amdanoch ynghyd ag eglurhad am unrhyw godau a ddefnyddir neu eglurhad arall fel bo angen.
Gofyn fod rhywun arall yn edrych ar eich gwybodaeth ar eich rhan
Gallwch wneud cais i rywun arall edrych ar eich cofnodion ar eich rhan. I wneud hyn bydd angen i chi roi caniatâd ysgrifenedig i ni yn gyntaf pwy rydych chi am gael gweld eich gwybodaeth. Os oes perthynas nu rhywun arall yn dymuno gweld cofnodion unigolyn na all roi ei ganiatâd, ni chaniateir hyn ddim ond ble gellir dangos bod hynny er budd pennaf y sawl sydd dan sylw.
Sut i gysylltu gyda ni:
I arfer unrhyw rai o’ch hawliau o dan Ddeddfwriaeth Diogelu Data, cysylltwch â:
Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy,
Bodlondeb,
Conwy,
LL32 8DU
Os nad ydych yn hapus gyda'r ymateb a gewch gennym mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:
Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth Cymru,
2il Lawr,
Churchill House,
Ffordd Churchill,
Caerdydd,
CF10 2HH
Gwybodaeth Cydraddoldeb:
Gallwn ddefnyddio gwybodaeth am eich cefndir ethnig, eich iaith gyntaf, rhyw, cyfeiriadedd rhywiol a’ch oed er mwyn casglu ystadegau am boblogaeth yr ardal a’r defnydd o wasanaethau. Mae hyn er mwyn helpu i gydymffurfio a’n goblygiadau cyfreithiol ac i gynllunio darpariaeth gwasanaethau yn y dyfodol.
Ni fydd dadansoddiad o’r fath yn adnabod unigolion neu’n cael effaith ar hawl i dderbyn gwasanaeth a chyfleusterau.