Sut i gael eich Cofnodion Gwasanaethau Cymdeithasol

Os ydych yn dymuno gweld eich cofnodion yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Conwy ac os ydych wedi treulio amser yn byw yng Nghonwy ac wedi cael gwasanaeth gennym, parhewch i ddarllen.

Mae angen i ni gadw cofnodion er mwyn i ni gael dealltwriaeth glir o'r hyn sydd wedi digwydd a pham. Yn ôl y gyfraith, mae gennych hawl i weld y cofnodion rydym yn eu cadw amdanoch.

Beth sydd yn y cofnodion?

Rydym yn cadw gwybodaeth am ein cysylltiadau â phobl sy'n defnyddio ein gwasanaethau. Mae'r wybodaeth hon yn cael ei chadw mewn cofnodion a all fod yn ysgrifenedig neu ar gyfrifiadur. Os ydych wedi bod mewn cysylltiad â ni, wedi cyfarfod â gweithiwr cymdeithasol neu yn cael gwasanaethau gennym, byddwn â rhywfaint o gofnodion amdanoch chi a’n gwaith gyda chi. Bydd y person y byddwch yn delio â nhw, gweithiwr cymdeithasol fel arfer, yn esbonio wrthych pa wybodaeth y byddant yn gofnodi a pham bod arnom angen yr wybodaeth hon.

A yw fy nghofnodion yn gyfrinachol?

Rydym yn cymryd ein cyfrifoldeb o ddifrif ac yn cymryd gofal ychwanegol bod yr wybodaeth a gawn yn gyfrinachol yn cael ei chadw'n ddiogel. Efallai y bydd yna adegau pan mae'n rhaid i ni rannu gwybodaeth gydag eraill. O dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, os oes rhaid inni rannu gwybodaeth, rhaid i ni gymryd gofal mawr i sicrhau emai’r wybodaeth sydd ei hangen yn unig sy’n cael ei rhannu. Pan fyddwn yn rhannu gwybodaeth byddwn bob amser â’ch lles mewn cof. Bydd eich gweithiwr cymdeithasol yn esbonio wrthych pa wybodaeth rydym angen ei rhannu a gyda phwy y byddwn yn ei rhannu.

A allaf weld y cofnodion sydd gennych amdanaf?

Yn ôl y gyfraith, mae gennych hawl i weld y cofnodion rydym yn eu cadw amdanoch. Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn rhoi'r hawl i bobl edrych ar yr wybodaeth amdanynt eu hunain.

Sut ydw i’n gweld fy nghofnodion?

Gwnewch gais yn ysgrifenedig

• trwy lenwi ffurflen cais am fynediad i wybodaeth a'i hanfon at mynediadpwnc@conwy.gov.uk
• neu ysgrifennu at:

Os ydych eisiau canfod pethau penodol o’ch cofnodion, bydd o help os dywedwch wrthym amdanynt pan fyddwch yn ysgrifennu atom. Bydd hyn yn caniatau i ni roi’r wybodaeth rydych ei hangen i chi yn gyflymach.

Beth sy'n digwydd nesaf?

Byddwch yn cael llythyr o gydnabyddiaeth. Pan fydd y cofnodion ar gael i chi eu gweld, byddwn yn cysylltu â chi i drafod sut rydych eisiau’r ffeiliau.  Gallwch ofyn am weithiwr cymdeithasol i'ch tywys trwy'r cofnodion ac ateb eich cwestiynau. Gan fod cofnodion yn cynnwys gwybodaeth bersonol iawn, efallai y bydd angen cefnogaeth a hyd yn oed cwnsela ar rai pobl. Bydd y gweithiwr cymdeithasol yn gallu trefnu hyn i chi os byddwch ei angen.

Ydw i’n cael gweld popeth?

Dim ond chi fydd yn cael gweld eich cofnodion. Gallwch roi eich caniatâd i rywun arall weld eich cofnodion ar eich rhan. Bydd angen i chi roi’r caniatâd hwn yn ysgrifenedig. Byddwch yn gallu gweld y cofnodion papur a chyfrifiadurol sydd gennym. Gallwch weld gwybodaeth mae ein staff wedi’i chofnodi. Gallwch hefyd weld cofnodion mae sefydliadau eraill yn eu cadw os ydynt yn darparu gwasanaeth i chi ar ein rhan.

Mae gan blant yr hawl i weld eu cofnodion a rheoli pwy arall all eu gweld. Os nad yw plant yn gallu deall y cais, bydd eu rhieni â’r hawl i ofyn am gael gweld cofnodion eu plentyn. Os yw’r rhieni wedi gwahanu, bydd y ddau â’r hawl i ofyn am gael gweld cofnodion eu plentyn gan fod hyn yn rhan o'u cyfrifoldeb fel rhiant.

Beth nad ydw i’n cael ei weld?

Ni fyddwch yn gallu gweld:

• cofnodion rydym yn eu cadw am bobl eraill heb eu caniatâd, hyd yn oed os ydych yn perthyn iddynt;
• gwybodaeth rydym wedi’i derbyn amdanoch gan eraill oni bai eu bod yn berson perthnasol neu wedi rhoi eu caniatâd (dan Ddeddf Diogelu Data   2018, gallai person perthnasol gynnwys nyrs, gweithiwr cymdeithasol neu feddyg);
• gwybodaeth sy'n cael ei hystyried yn niweidiol iawn i chi neu i eraill;
• cofnodion sy'n ymwneud â gwaith lle mae achos cyfreithiol yn mynd rhagddo; a
• gwybodaeth a gedwir i ddiogelu neu ganfod trosedd, neu er mwyn erlyn troseddwyr, lle mae eich cais am yr wybodaeth hon yn debygol o effeithio un o'r pwrpasau hyn, neu'r ddau.
  
  

Mae gennym yr hawl i wrthod mynediad i gofnodion yn yr achosion prin hynny lle mae person yn gwneud cais dro ar ôl tro i weld eu cofnodion.

Os ydych yn teimlo ein bod yn annheg yn gwrthod mynediad at eich cofnodion, mae gennych yr hawl i apelio yn erbyn y penderfyniad hwn. Am fwy o fanylion, cysylltwch â'r swyddog cwynion:

Pa mor hir ydych chi'n cadw cofnodion?

Bydd hyn yn amrywio yn dibynnu ar y gwasanaeth a dderbyniwch gennym ni. Rydym yn cadw rhai cofnodion yn llawer hirach nag eraill, er enghraifft, cofnodion am blant sydd wedi bod mewn gofal ac sydd wedi cael eu mabwysiadu. Mae cofnodion oedolion yn cael eu cadw am gyfnodau byrrach na ffeiliau plant.

Pa mor hir y bydd yn ei gymryd?

Mae faint y bydd yn rhaid i chi aros i weld eich cofnodion yn amrywio, yn dibynnu ar faint o gofnodion sydd gennych a pha mor gymhleth ydynt. Yr hiraf y bydd angen i chi aros i ni drefnu i chi weld eich cofnodion yw mis o dderbyn eich cais.

Bydd y cofnodion yn perthyn i ni ac ni ellir eu symud o'r swyddfa, er y gallwch gael copi (naill ai’n electronig neu ar bapur) o'r wybodaeth.

Beth fydd yn digwydd os bydd y cofnodion yn anghywir?

Byddwch eisoes yn gwybod am y rhan fwyaf o'r wybodaeth yn eich cofnodion gofal cymdeithasol. Fodd bynnag, os ydych yn meddwl bod y cofnodion yn anghywir, gallwn eu newid. Byddwn yn gofyn i chi ddarparu tystiolaeth am beth yw’r gwahaniaethau yn eich barn chi. Byddem yn gobeithio dod i gytundeb ynghylch y newidiadau arfaethedig, ond os na allwn wneud hyn, byddwn yn rhoi eich sylwadau ar ffeil, ynghyd â'r wybodaeth nad ydych yn cytuno â hi.