Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl gan Dîm Treth y Cyngor CBSC pan ydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol mewn perthynas ag anfon bil a chasglu Treth y Cyngor.
Mae’r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau yn cynnwys yr adrannau canlynol: Ardoll Ardal Gwella Busnes, Treth y Cyngor, Cymorth Treth y Cyngor, Prosesu Delweddau o Ddogfennau, Asiantau Gorfodi, Asesu Budd-daliadau Tai, Mân Ddyledwyr a Chysoni Incymau ac Ardrethi Annomestig Cenedlaethol. Mae gan bob adran ei hysbysiad preifatrwydd ei hun. I'w gweld dilynwch y dolenni sydd i’w cael yn nes ymlaen yn yr hysbysiad hwn.
Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer cyflawni contract, neu dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail gyfreithiol.
Pwrpas ar gyfer prosesu a sail gyfreithiol i brosesu eich gwybodaeth bersonol
- Darpariaeth gwasanaeth. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth, ni fyddwn yn gallu darparu’r gwasanaeth hwn i chi. Mae anfon biliau a chasglu a gorfodi Treth y Cyngor yn gyfrifoldeb statudol ar CBSC. Er mwyn galluogi i CBSC gyflawni ei ddyletswyddau/rhwymedigaethau, mae angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol gennych chi gan gynnwys eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, dyddiad geni, gwybodaeth ariannol a gwybodaeth bersonol arall i sicrhau bod gan CBSC y manylion cywir i allu creu anfoneb Treth y Cyngor, gan sicrhau bod yr anfoneb yn cael ei hanfon at yr unigolyn cywir yn y cyfeiriad cywir a bod swm y balans, os nad yw taliadau yn unol â’r hysbysiad hawlio yn dod i law, o fewn cyrraedd unwaith i brosesau deddfwriaethol perthnasol gael eu dilyn.
Efallai y bydd eich data cyswllt yn cael ei ddefnyddio gan Dîm Treth y Cyngor ar adegau, i gysylltu â chi i hyrwyddo’r gwasanaethau a chynnig diweddariadau ar y dulliau talu sydd ar gael.
- Gwella gwasanaeth, cynllunio/ymchwil gwasanaeth yn fewnol. Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i wella’r gwasanaeth i chi a lle bo modd fel nad yw’n dangos pwy ydych chi. Os ydych yn gwrthwynebu i ni ddefnyddio eich data personol, cysylltwch â ni.
- Atal/Canfod Trosedd/Twyll. Mae Deddf Troseddau Difrifol 2007 yn caniatáu i awdurdodau cyhoeddus ddatgelu gwybodaeth at ddibenion atal twyll, fel aelod o sefydliad gwrth-dwyll penodol neu fel arall yn unol ag unrhyw drefniadau a wnaed gyda sefydliad o’r fath.
Gyda phwy fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth
Rydym yn gweithio gydag ystod o sefydliadau eraill i naill ai storio gwybodaeth bersonol neu i’n cynorthwyo i ddarparu gwasanaethau i chi. Gallwn hefyd rannu eich gwybodaeth bersonol pan ydym o’r farn bod rheswm da i wneud hynny, sy’n fwy pwysig na diogelu eich preifatrwydd. Er enghraifft, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth er mwyn canfod neu atal trosedd neu dwyll.
Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â:
Mae arnom angen rhannu eich data â Phroseswyr Data hefyd. Prosesydd Data yw cwmni neu sefydliad sy’n prosesu data personol ar ein rhan. Mae’r Proseswyr Data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Ni allant wneud unrhyw beth â’r data personol os na fyddwn ni’n rhoi cyfarwyddyd iddynt wneud hynny. Ni fyddant yn rhannu data personol ag unrhyw sefydliad heblaw amdanom ni na’i ddefnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddant yn ei gadw’n ddiogel am y cyfnod rydym ni’n ei nodi.
Categorïau’r Proseswyr Data rydym yn eu defnyddio ar gyfer gweinyddu Trethi Lleol yw:
- Cwmnïau argraffu - (ar hyn o bryd, FDM ar gyfer biliau blynyddol/mewnol ar gyfer argraffu o ddydd i ddydd) i argraffu, pacio a phostio dogfennau Treth y Cyngor.
- Darparwr meddalwedd - (ar hyn o bryd, Capita Software Services Ltd) i gynnal ein systemau Treth y Cyngor.
- Dadansoddi data - (ar hyn o bryd, Datatank Ltd) er mwyn adolygu hawl i ostyngiadau ac eithriadau.
Cyfnod cadw neu’r meini prawf a ddefnyddir i bennu’r cyfnod cadw
Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn unol â’r cyfnodau cadw a nodir ym Mholisïau Cadw Data/Dogfennau'r Cyngor ar gyfer pob maes data a gasglwyd.
Caiff yr holl alwadau ffôn a dderbynnir ac a wneir drwy linellau'r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau eu recordio at ddibenion hyfforddiant a monitro. Bydd recordiadau o’r galwadau hyn yn cael eu cadw am 90 diwrnod.
Ffynonellau'r data personol ac a ddaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd
Daw’r wybodaeth bersonol yn bennaf gan y cwsmer ond gall hefyd gael ei darparu gan ffynonellau eraill ar sail unigol e.e. Asiantau Gosod, Cyfreithwyr, yr Heddlu, Landlordiaid, adrannau mewnol y Cyngor, neu unrhyw drydydd parti arall pan fo eiddo wedi’i feddiannu/yn wag.
Caiff gwybodaeth hefyd ei darparu gan gyrff eraill i gynorthwyo â’r asesiad o ddyledion Treth y Cyngor ac i asesu unrhyw leihad neu ostyngiad sydd efallai yn berthnasol:
- Yr Adran Gwaith a Phensiynau
- Asiantaeth y Swyddfa Brisio
- Yr Adran Cyllid a Thollau
- Gwasanaeth Pensiynau
- Asiantaethau Cyfeirio Credyd
- Awdurdodau lleol eraill
Lle bo darparu data personol yn rhan o ofynion neu rwymedigaethau statudol neu gontract a chanlyniadau posibl methu â darparu’r data personol
Mae gennym ddyletswydd statudol i ddarparu’r gwasanaethau hyn i chi a defnyddio a datgelu eich gwybodaeth bersonol yn y modd a ddisgrifir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, felly canlyniad methu â darparu eich gwybodaeth bersonol yw na fyddwn yn gallu cydymffurfio â’n dyletswydd statudol.
Gwneud penderfyniadau awtomataidd, yn cynnwys proffilio a gwybodaeth am sut y gwneir penderfyniadau, yr arwyddocâd a’r canlyniadau
Bydd rhai o’r systemau y mae Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau CBSC yn eu defnyddio yn defnyddio’r data a ddarparwyd i wneud penderfyniadau awtomataidd. Mae gennych yr hawl i wrthod unrhyw benderfyniad a wneir yn awtomataidd a gofyn bod aelod o staff ‘dynol’ yn gwneud y penderfyniad.
Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn
Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ym mis Ebrill 2018.
Eich hawliau gwybodaeth
I weld hysbysiad preifatrwydd cyffredinol Conwy, ac i weld hysbysiad preifatrwydd cyffredinol Refeniw a Budd-daliadau ewch i www.conwy.gov.uk/diogeludata a www.conwy.gov.uk/hysbysiadaupreifatrwydd. Gallwch hefyd defnyddio’r safleoedd hyn i gael ein manylion cyswllt.