Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl gan CBSC pan ydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol mewn perthynas â Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau CBSC.
Mae’r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau yn cynnwys yr adrannau canlynol: Ardoll Ardal Gwella Busnes, Treth y Cyngor, Cymorth Treth y Cyngor, Prosesu Delweddau Dogfennau, Asiantau Gorfodi, Asesiad Budd-Daliadau Tai, Asesiad Ariannol ar gyfer Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol, Mân Ddyledwyr a Chysoni Incymau ac Ardrethi Annomestig Cenedlaethol.
Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol.
Pwrpas ar gyfer prosesu a sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth bersonol
- Darpariaeth gwasanaeth ar gyfer y Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth, ni fyddwn yn gallu darparu’r gwasanaeth hwn i chi. Mae anfon biliau, casglu a gorfodi trethi lleol (domestig ac annomestig) a dyledion amrywiol eraill yn ogystal ag Asesiad Ariannol ar gyfer Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol, asesiad a thaliad Budd-Dal Tai a Chymorth Treth y Cyngor yn gyfrifoldebau statudol ar y Cyngor. Er mwyn galluogi i CBSC gyflawni ei ddyletswyddau/ rhwymedigaethau, mae angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol gennych chi gan gynnwys eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, dyddiad geni, gwybodaeth ariannol a gwybodaeth bersonol arall i gefnogi anfonebu cywir a/ neu gais am ostyngiad mewn Treth y Cyngor / Ardrethi Annomestig, asesiad Budd-Daliadau Tai / Cymorth Treth y Cyngor ac anfonebu am wasanaethau eraill a ddarperir gan CBSC ynghyd â chyfrifo cost am wasanaethau Gofal Cymdeithasol. Efallai y byddwn hefyd eisiau gwybodaeth am y bobl sy’n byw yn yr un aelwyd â chi (annibynyddion) pan fyddwch yn gwneud cais am Fudd-dal Tai/ Gostyngiad Treth y Cyngor ac mae angen hwn i gyfrifo eich hawl. Bydd y data ynglŷn ag annibynyddion hefyd yn cael ei brosesu.
- Gwella gwasanaeth, cynllunio/ymchwilio gwasanaeth. Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i wella’r gwasanaeth i chi a, lle bo hynny'n bosib', fel nad yw’n eich adnabod. Os ydych yn gwrthwynebu i ni ddefnyddio eich data personol, cysylltwch â ni.
- Atal/Canfod Trosedd/Twyll. Mae Deddf Troseddau Difrifol 2007 yn caniatáu i awdurdodau cyhoeddus ddatgelu gwybodaeth at ddibenion atal twyll, fel aelod o sefydliad gwrth-dwyll a nodwyd neu fel arall yn unol ag unrhyw drefniadau a wnaed gyda sefydliad o’r fath.
Gyda phwy fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth
Rydym yn gweithio gydag ystod o sefydliadau eraill i naill ai storio gwybodaeth bersonol neu i’n cynorthwyo â darparu gwasanaethau i chi. Byddwn hefyd efallai yn rhannu eich gwybodaeth bersonol pan ydym o’r farn bod rheswm da dros wneud hynny, sy’n fwy pwysig na diogelu eich preifatrwydd. Er enghraifft, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth er mwyn canfod neu atal trosedd neu dwyll.
Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â:
- Gwasanaethau/adrannau eraill CBSC at ddibenion materion Gorfodi’r Cyngor lle bo angen.
- Cyrff sy’n ymchwilio neu brosesu hawliadau.
- Asiantaethau sector cyhoeddus e.e. yr Adran Gwaith a Phensiynau, yr Adran Cyllid a Thollau, awdurdodau lleol eraill a chwmnïau sector preifat megis asiantaethau gwirio credyd.
- Cyrff sy’n gweithio i atal twyll a chefnogi mentrau twyll cenedlaethol.
Cyfnod cadw neu’r meini prawf a ddefnyddir i bennu’r cyfnod cadw
Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn unol â’r cyfnodau cadw a nodir ym Mholisïau Cadw Data/Dogfennau y Cyngor ar gyfer pob maes data a gasglwyd.
Caiff yr holl alwadau ffôn a dderbynnir ac a wneir drwy linellau'r Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau eu recordio i bwrpasau hyfforddiant a monitro. Bydd recordiadau o’r galwadau hyn yn cael eu cadw am 90 diwrnod.
Ffynonellau'r data personol ac a ddaeth o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd
Daw’r wybodaeth bersonol yn bennaf gan y cwsmer ond gall hefyd gael ei darparu gan ffynonellau eraill ar sail unigol e.e. Asiantau Gosod, Cyfreithwyr, yr Heddlu, Landlordiaid, adrannau mewnol y Cyngor , neu unrhyw drydydd parti arall pan fo eiddo wedi’i feddiannu/yn wag.
Caiff gwybodaeth hefyd ei darparu gan gyrff eraill, i gynorthwyo â phrosesu ceisiadau ar gyfer Budd-dal Tai/Cymorth Treth y Cyngor Lleol neu ostyngiad yn Nhreth y Cyngor /Ardrethi Annomestig yn ogystal ag atal twyll, fel yr isod:
- Yr Adran Gwaith a Phensiynau
- Asiantaeth y Swyddfa Brisio
- Yr Adran Cyllid a Thollau
- Gwasanaeth Pensiynau
- Asiantaethau Cyfeirio Credyd
- Awdurdodau lleol eraill
Lle bo darparu data personol yn rhan o ofynion neu rwymedigaethau statudol neu gontract a chanlyniadau posib' methu â darparu’r data personol
Mae gennym ddyletswydd statudol i ddarparu’r gwasanaethau hyn i chi a defnyddio a datgelu eich gwybodaeth bersonol yn y modd a ddisgrifir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, felly canlyniad methu â darparu eich gwybodaeth bersonol yw na fyddwn yn gallu cydymffurfio â’n dyletswydd statudol.
Gwneud penderfyniadau awtomataidd, yn cynnwys proffilio a gwybodaeth am sut y gwneir penderfyniadau, yr arwyddocâd a’r canlyniadau
Bydd rhai o’r systemau y mae Gwasanaeth Asesu Refeniw a Budd-daliadau CBSC yn eu defnyddio yn defnyddio’r data a ddarparwyd i wneud penderfyniadau awtomataidd. Mae gennych yr hawl i wrthod unrhyw benderfyniad a wneir yn awtomataidd a gofyn bod aelod o staff yn gwneud y penderfyniad.
Sut i gysylltu â ni
I arfer unrhyw rai o'ch hawliau o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data, cysylltwch â ni:
Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
Bodlondeb
Conwy
LL32 8DU
Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn
Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ym mis Ebrill 2018.
Eich hawliau gwybodaeth
I weld hysbysiad preifatrwydd cyffredinol Conwy, ewch i www.conwy.gov.uk/diogeludata a www.conwy.gov.uk/hysbysiadaupreifatrwydd, gellir hefyd defnyddio’r safleoedd hyn i ganfod ein manylion cyswllt os oes gennych gwyn am eich hawliau gwybodaeth.