Hysbysiad Preifatrwydd yr Amgylchedd, Ffyrdd a Chyfleusterau

Ein cyfrifoldebau

Mae’r Adran Amgylchedd, Ffyrdd a Chyfleusterau yn casglu, prosesu ac yn storio ystod eang o wybodaeth, yn cynnwys rhywfaint o wybodaeth bersonol, er mwyn cyflwyno gwasanaethau sydd o fudd i chi.

Rydym yn gyfrifol am reoli’r wybodaeth sydd gennym ac yn sylweddoli fod yr wybodaeth hon yn bwysig i chi. Cymerwn ein cyfrifoldebau o ddifrif a byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol yn deg, yn gywir ac yn ddiogel yn unol â’r gofynion cyfreithiol a osodwyd yn y ddeddfwriaeth Diogelu Data bresennol. 

Mae unrhyw un sy’n derbyn gwybodaeth gennym ni hefyd o dan ddyletswydd gyfreithiol i wneud yr un fath ac mae ganddynt gyfres o gymalau diogelu data wedi’u cynnwys yn eu contract.

Pan mae angen i ni rannu gwybodaeth sensitif neu gyfrinachol fel manylion meddygol, dim ond gyda’ch caniatâd y gwnawn ni hynny neu pan fo gofyniad cyfreithiol arnom i wneud. Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu gwybodaeth i atal perygl o niwed i unigolyn.

Pam ydym ni angen eich gwybodaeth

Byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol ar gyfer nifer cyfyngedig o ddibenion a bob amser yn unol â’n cyfrifoldebau, pan mae sail gyfreithiol ac yn ôl eich hawliau chi o dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data.

Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol:

• at y diben y rhoesoch yr wybodaeth, e.e. prosesu pàs bws; cardiau parcio; ceisiadau am gasglu â chymorth neu gludiant i ddisgyblion ysgol;
• ein galluogi i gyfathrebu â chi a darparu’r gwasanaethau sydd eu hangen arnoch;
• monitro’n perfformiad o ran darparu gwasanaethau i chi;
• casglu gwybodaeth ystadegol a fydd yn ein caniatáu i gynllunio darpariaeth gwasanaethau yn y dyfodol, a chael eich barn am ein gwasanaethau;
• ein galluogi i wneud swyddogaethau statudol o ran gorfodi’r gyfraith, er enghraifft meini prawf cymhwysedd fel ag y gosodwyd allan gan Lywodraeth Cymru; Gorchmynion Rheoliadau Traffig (gorfodwyd yn unol â Deddf Rheoli Traffig 2004) a Rheoli Rheoliadau Iechyd a Diogelwch;
• atal a/neu ddarganfod troseddau. I gael mwy o wybodaeth ewch i’n gwefan: Troseddau ac Argyfyngau
• prosesu trafodion ariannol yn cynnwys trwyddedau, taliadau sy’n ymwneud â ni yn uniongyrchol neu lle’r ydym yn gweithredu ar ran cyrff llywodraeth eraill, fel Llywodraeth Cymru, y DVLA;
• prosesu cyffredinol pan fyddwch wedi cydsynio i ni wneud hynny;
• lle mae’n angenrheidiol i warchod unigolion rhag niwed neu anaf;
• cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol amrywiol neu gael cyngor cyfreithiol neu ddechrau achos cyfreithiol.

Mae’n bosibl na fyddwn yn gallu rhoi cynnyrch neu wasanaeth i chi os nad oes gennym ddigon o wybodaeth ac, mewn rhai achosion, eich bod yn rhoi caniatâd i ddefnyddio’r wybodaeth honno. 

Ein nod yw cadw’ch gwybodaeth yn gywir ac yn ddiweddar. Gallwch ein helpu i wneud hynny ar unrhyw adeg drwy roi gwybod os oes newid yn yr wybodaeth a roesoch i ni, fel eich cyfeiriad. Ceir mwy o fanylion ar ein tudalen gyswllt.

Sut rydym yn casglu’ch gwybodaeth

Wyneb yn wyneb:

Mae’n bosibl y byddwn yn cadw cofnod o’ch ymweliad â ni i’n helpu i gyflwyno a gwella’r gwasanaethau a roddwn i chi ac eraill. Bydd unrhyw gofnodion sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol yn cael eu cadw’n ddiogel.

Galwadau ffôn: 

Fel arfer byddwn yn dweud wrthych os ydym yn recordio unrhyw alwadau ffôn a wnewch i ni. Mae’n bosibl y byddwn yn gwneud hyn i gynyddu’ch diogelwch; fel bod gennym gofnod i’r alwad a/neu at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd.

Ebyst:

Os ydych yn anfon e-bost atom mae’n bosibl y byddwn yn cadw’ch e-bost fel cofnod ein bod wedi cysylltu â chi. Mae hyn yn cynnwys eich cyfeiriad e-bost. Ni fyddwn yn cynnwys unrhyw wybodaeth bersonol neu gyfrinachol mewn unrhyw e-bost a anfonwn atoch oni ei fod yn cael ei anfon yn ddiogel neu eich bod wedi cytuno i ni gysylltu â chi gyda’r wybodaeth yma. Byddem yn argymell hefyd eich bod yn anfon y lleiaf posibl o wybodaeth bersonol neu gyfrinachol i ni.

Ar-lein:

Cwcis

Ffeiliau testun bach yw cwcis sy’n cael eu rhoi ar eich cyfrifiadur gan rai gwefannau yr ydych yn mynd arnynt. Cânt eu defnyddio’n eang i wneud i wefannau weithio, neu i’w gwneud i weithio’n fwy effeithiol, yn ogystal ag i roi gwybodaeth i berchnogion y safle. Ceir manylion am sut rydym yn defnyddio’ch cwcis drwy ddilyn y ddolen hon: Preifatrwydd a Chwcis

Gwefannau eraill

Ar ein gwefan fe welwch ddolenni at wefannau allanol eraill, yr ydym wedi eu rhoi yno er gwybodaeth a chyfleuster i chi. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn gymwys i Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn unig. Nid ydym yn gyfrifol am gynnwys y safleoedd hynny. Pan fyddwch yn ymweld â gwefannau eraill, argymhellwn eich bod yn cymryd amser i ddarllen eu hysbysiadau preifatrwydd.

Beth fyddwn yn ei wneud â’ch gwybodaeth

Wrth benderfynu pa wybodaeth bersonol i’w chasglu, defnyddio a’i dal, rydym yn ymrwymo i sicrhau y byddwn:

• ddim ond yn casglu, dal a defnyddio gwybodaeth bersonol lle mae’n angenrheidiol ac yn deg i wneud hynny;
• yn cadw’ch gwybodaeth bersonol yn sicr a diogel;
• yn cael gwared ag unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel pan nad oes ei hangen mwyach;
• yn agored gyda chi ynglŷn â sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth a gyda phwy rydym yn ei rhannu;
• yn mabwysiadu a chynnal safonau uchel o ran yr arfer gorau wrth drin unrhyw wybodaeth bersonol.

Mae’n bosibl y byddwn yn datgelu gwybodaeth bersonol i drydydd parti, ond dim ond pan mae’r gyfraith yn mynnu hynny, neu pan mae’r trydydd parti hwnnw angen yr wybodaeth i roi gwasanaeth i chi ar ein rhan. Byddwn yn sicrhau fod gan y trydydd parti systemau a gweithdrefnau digon cadarn yn eu lle i warchod eich gwybodaeth bersonol.

Am ba hyd fyddwn ni’n cadw’ch gwybodaeth

Ni fyddwn yn cadw’ch gwybodaeth yn hirach nag sydd angen. Mae’n trefn cadw dogfennau yn cynnwys gwybodaeth am ba mor hir rydym yn cadw gwahanol fathau o wybodaeth. Pan fyddwn yn gwaredu gwybodaeth bersonol, gwnawn hynny mewn ffordd ddiogel.

Gyda phwy y gallwn rannu’ch gwybodaeth

Mae’n bosibl y bydd angen i ni roi’ch gwybodaeth i bobl a sefydliadau eraill sy’n darparu gwasanaeth ar ein rhan. Mae’r darparwyr hyn yn gorfod cadw’ch manylion yn ddiogel a’u defnyddio’n unig i ddarparu’r gwasanaeth i chi neu yn unol â’n cyfarwyddiadau ni.

Gall Amgylchedd, Ffyrdd a Chyfleusterau fod yn rhoi gwybodaeth bersonol i drydydd parti hefyd, ond dim ond pan mae’n angenrheidiol, i gydymffurfio â’r gyfraith. Dyma enghreifftiau o bobl eraill y gallem fod yn rhannu’ch gwybodaeth â nhw (nid yw’n rhestr derfynol):

• Yr Heddlu
• Awdurdodau Lleol eraill
• Llywodraeth Cymru
• DVLA
• DVSA
• Trefnwyr Angladdau

Os yw’ch gwybodaeth bersonol yn cael ei throsglwyddo y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) am unrhyw reswm byddwn yn gwneud yn siŵr fod camau diogelu yn eu lle i’w gwarchod i o leiaf yr un safon â’r AEE.

Eich hawliau gwybodaeth

O dan ddeddfwriaeth Diogelu Data mae gennych chi, fel y “Testun Data”, yr hawliau canlynol. 

Mae gennych hawl i:

• Gael mynediad at yr wybodaeth a ddaliwn amdanoch.
• Gofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth amdanoch sy’n anghywir. Gellir cywiro pethau syml, fel cyfeiriadau, yn dibynnu ar y diben. Ni ellir newid cofnodion, yn cynnwys datganiadau a barn, ond bydd cyfle i chi wneud datganiad ategol, a fydd yn cael ei ychwanegu at y ffeil.
• Gofyn i ni ddileu’r cofnodion a ddaliwn amdanoch.
• Cyfyngu ar ddefnydd yr wybodaeth sydd gennym amdanoch os ydych wedi gwrthwynebu, tra bod ymchwiliad yn cael ei wneud i’ch gwrthwynebiad.
• Gofyn i unrhyw wybodaeth a roesoch i ni gael ei dychwelyd mewn fformat y gallwch ei roi i ddarparwr gwasanaeth arall os oes angen.
• Gwrthwynebu defnyddio’ch gwybodaeth bersonol, yn cynnwys gwneud penderfyniadau awtomatig a phroffilio.
• Gwneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn anfodlon â’r ffordd y cafodd eich gwybodaeth ei thrin.
  
  

Defnyddio gwybodaeth bersonol ar gyfer marchnata

Byddwn ni ddim ond yn anfon gwybodaeth i chi am ein gwasanaethau a/neu’n cynhyrchion os ydych wedi cydsynio i ni wneud hynny. Gallwch optio allan o hyn ar unrhyw adeg a thynnu’ch caniatâd yn ôl drwy ddefnyddio’r manylion cyswllt isod.

Defnyddio CCTV a Chamerâu ar y Corff

Mae gennym systemau CCTV mewn lleoliadau allweddol ac ar rai o’n cerbydau, ac mae camerâu a wisgir ar y corff yn cael eu defnyddio gan staff a darparwyr gwasanaeth at ddibenion diogelwch ac i atal a darganfod troseddau. Ceir arwyddion amlwg sy’n eich hysbysu fod CCTV yn weithredol ac yn rhoi manylion pwy i gysylltu â nhw i gael mwy o wybodaeth amdanynt.

Dim ond at ddibenion diogelwch y cyhoedd ac atal a darganfod troseddau y byddwn yn datgelu lluniau CCTV i drydydd parti. 

Atal, Darganfod ac Ymchwilio i Dwyll

Mae’r gyfraith yn mynnu fod Amgylchedd, Ffyrdd a Chyfleusteau yn gwarchod yr arian cyhoeddus y mae’n gweinyddu.

Mae’n ofynnol ar y Cyngor gan y gyfraith i warchod yr arian cyhoeddus y mae’n gweinyddu ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth a roesoch i atal, darganfod ac ymchwilio i dwyll ac afreoleidd-dra, i ymgymryd â chontract neu dasg a wneir er budd y cyhoedd, neu i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol. Rhan 6 o Ddeddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol.

Yn ogystal â gwneud ein hymarferion ‘paru data’ ein hunain gallwn ni hefyd rannu’ch gwybodaeth gyda chyrff cyhoeddus eraill. Mae’r rhain yn cynnwys (ond heb eu cyfyngu i):

• Archwilydd Cyffredinol Cymru
• Llywodraeth Ganolog a Lleol
• Cyllid a Threthi Ei Mawrhydi (HMRC)
• Yr Heddlu
• DVSA/DVLA
  
  

Sut i weld yr wybodaeth sydd gennym amdanoch

Mae gennych hawl i ofyn am gopi o’ch gwybodaeth bersonol, yn cynnwys unrhyw glipiau fideo sydd gennym amdanoch. Os hoffech wneud hynny, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data drwy e-bost neu drwy’r post gan roi cymaint o fanylion â phosibl i ni am yr wybodaeth y dymunwch ei gweld.

Gweler y ddolen at y polisi a’r ffurflen gais am fynediad at wybodaeth gan y testun: Diogelu Data

Byddwch yn cael copi o’r wybodaeth sydd yn cael ei dal amdanoch ynghyd ag esboniad am unrhyw godau a ddefnyddir neu unrhyw beth arall.

Gwneud cais i rywun arall edrych ar eich gwybodaeth ar eich rhan

Gallwch ofyn am gael rhywun arall yn edrych ar eich cofnodion ar eich rhan. I wneud hyn bydd angen i chi roi caniatâd i ni mewn ysgrifen yn dweud wrthym pwy rydych eisiau i edrych ar yr wybodaeth i chi. Os yw perthynas neu rywun arall yn dymuno edrych ar gofnodion unigolyn na all roi ei ganiatâd, caniateir hyn dim ond lle dangosir ei fod er budd yr unigolyn i wneud hynny.

Sut i gysylltu â ni

I arfer unrhyw un o’ch hawliau o dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data cysylltwch â ni:

• drwy e-bost - info-gov.unit@conwy.gov.uk
• ar y ffôn – 01492 574016
• drwy’r post

Os nad ydych yn hapus gyda’r ymateb a gewch gennym, mae hawl gennych i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Ffôn: 029 2067 8400
Ffacs: 029 2067 8399
E-bost: wales@ico.org.uk
Gwefan: ico.org.uk

Gwybodaeth am gydraddoldeb

Mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio gwybodaeth fel eich cefndir ethnig, iaith gyntaf, rhyw, cyfeiriadedd rhywiol a’ch oed i gasglu gwybodaeth am boblogaeth yr ardal a hwy sy’n derbyn ein gwasanaethau. Mae hyn er mwyn helpu i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a chynllunio’n darpariaeth gwasanaeth yn y dyfodol. 

Ni fydd dadansoddiad o’r fath yn nodi unigolion nac yn cael effaith ar hawl i wasanaethau a chyfleusterau.