Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaeth Addysg Awdurdod Lleol Conwy

Yn unol â’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) a ddaw i rym ar 25 Mai 2018, mae’r hysbysiad hwn yn nodi beth mae Gwasanaeth Addysg Awdurdod Lleol Conwy yn ei wneud gyda gwybodaeth bersonol a pherfformiad plant a phobl ifanc, ac unrhyw wybodaeth bersonol sy’n ymwneud â rhieni / gwarcheidwaid.

Bydd yr wybodaeth yn yr hysbysiad hwn yn cael ei adolygu er mwyn cynnwys unrhyw newidiadau pellach a ddarparwyd gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Casglu data personol

Mae Gwasanaeth Addysg Awdurdod Lleol Conwy yn casglu gwybodaeth am blant, pobl ifanc a’u rhieni neu’r gwarcheidwaid cyfreithiol pan fônt yn mynd i ysgol newydd, maent hefyd yn casglu gwybodaeth ar amseroedd eraill o’r flwyddyn ysgol. Ceir gwybodaeth gan ysgolion eraill pan fo disgyblion yn trosglwyddo.

Bydd yr Awdurdod Lleol hefyd yn cael gwybodaeth am blant/pobl ifanc o’r ysgol / y sefydliad addysgol.

Bydd yr ysgol a’r Awdurdod Lleol yn dod yn rheolwr y data ar ôl cael yr wybodaeth.

Mae gennym gamerâu cylch cyfyng (CCC) mewn lleoliadau allweddol er budd diogelwch ac er mwyn atal a chanfod trosedd.  Mae arwyddion amlwg sy’n eich hysbysu bod CCC yn cael ei ddefnyddio ac yn darparu gwybodaeth ynghylch pwy i gysylltu â hwy i gael gwybodaeth bellach amdanynt.

Rydym ond yn datgelu delweddau i drydydd plaid er mwyn diogelwch cyhoeddus ac atal a darganfod trosedd. 

Pa wybodaeth sy’n cael ei chadw?

Mae gwybodaeth bersonol a chategori arbennig sy’n cael ei chasglu’n cynnwys:

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad geni
• Rhyw
• Grŵp ethnig
• Statws anabledd
• Gwybodaeth iechyd arall
• Gwybodaeth anghenion dysgu ychwanegol
• Canlyniadau profion ac arholiadau cenedlaethol
• Presenoldeb
• Gwybodaeth ynghylch eich addysg yn yr ysgol

Beth sy’n digwydd i’ch gwybodaeth?

Defnyddir yr wybodaeth a gesglir i ddiogelu plant a phobl ifanc a sicrhau bod manylion cyswllt priodol ar gael er mwyn cysylltu â rhieni / gwarcheidwaid.

Mae Gwasanaeth Addysg Awdurdod Lleol Conwy hefyd yn defnyddio’r wybodaeth mae’n ei chasglu ar gyfer gwneud ymchwil. Mae’n defnyddio canlyniad yr ymchwil i wneud penderfyniadau ar bolisi ac ariannu’r ysgol, cyfrifo perfformiad ysgolion a’u helpu i osod targedau.

Mae’r ymchwil hefyd yn cyfarwyddo’r addysg sy’n cael ei darparu i blant a phobl ifanc e.e.:

• darparu gwasanaethau addysgol i unigolion;
• monitro a rhoi adroddiad ar gynnydd addysgol plant a phobl ifanc;
• darparu gwasanaethau lles, gofal bugeiliol ac iechyd; anghenion AAA a chludiant; data gwaharddiadau, presenoldeb a meithrin;
• rhoi cefnogaeth ac arweiniad i blant, pobl ifanc a’u rhieni a’u gwarcheidwaid cyfreithiol;
• trefnu gweithgareddau a theithiau addysgol;
• cynllunio a rheoli’r ysgol;
• cofnodi taliadau ariannol i a gan ddisgyblion/myfyrwyr a rhieni/gwarcheidwaid;

Efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth ar gyfer gwneud penderfyniadau awtomatig, gan gynnwys proffilio. Mae hyn yn golygu gwneud penderfyniad awtomatig amdanoch heb ymyrraeth ddynol.

Gyda phwy mae eich gwybodaeth yn cael ei rhannu?

Mae gwybodaeth ynghylch plant a phobl ifanc fel arfer yn cael ei hanfon yn uniongyrchol o ysgolion a’r Awdurdod Lleol at Lywodraeth Cymru fel rhan o gasglu data statudol sy’n cynnwys y canlynol:

• Casglu data ôl 16
• Cyfrifiad Ysgolion Blynyddol Lefel Disgyblion (PLASC)
• Casglu lefelau Disgyblion sy'n derbyn addysg heblaw yn yr ysgol (EOTAS)
• Casglu data cenedlaethol (NDC)
• Casglu presenoldeb
• Casglu data Profion Cenedlaethol Cymru (WNT)

Gall gwybodaeth sy’n cael ei chadw gan yr Awdurdod Lleol ar blant a phobl ifanc a’u rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol gael ei rhannu gyda sefydliadau eraill pan fo’r gyfraith yn caniatáu hyn, e.e., gyda:

• chyrff addysgol a hyfforddiant eraill, gan gynnwys ysgolion, pan fo disgyblion yn gwneud ceisiadau am gyrsiau, hyfforddiant, trosglwyddo ysgol neu geisio arweiniad ar gyfleoedd
• cyrff sy’n gwneud ymchwil i LlC, yr ALl ac ysgolion, cyn belled bod camau’n cael eu cymryd i gadw’r wybodaeth yn ddiogel
• gwasanaethau cymdeithasol a sefydliadau iechyd a lles eraill ble mae angen rhannu gwybodaeth i amddiffyn a chefnogi plant a phobl ifanc unigol
• amrywiol gyrff rheolaethol, fel yr ombwdsmon, awdurdodau arolygu a mentrau twyll y Llywodraeth, ble mae’r gyfraith yn gofyn i’r wybodaeth honno gael ei hanfon ymlaen fel y gallant wneud eu gwaith.
• yn ôl y gyfraith mae’n rhaid i’r Cyngor amddiffyn arian cyhoeddus mae’n ei weinyddu ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth a ddarparwyd gennych i atal, datgelu ac ymchwilio i dwyll ac afreoleidd-dra, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a wneir er budd y cyhoedd, neu i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol. Rhan 6 o Ddeddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail gyfreithiol.  

Am ba hyd y byddwn yn cadw’r wybodaeth?

Bydd Gwasanaeth Addysg Awdurdod Lleol Conwy yn cadw a dinistrio’r wybodaeth yn unol â’u hamserlenni cadw, mae’r rhain ar gael trwy’r manylion cyswllt isod.

Eich hawliau o dan GDPR

Mae gennych hawl i:

• weld yr wybodaeth bersonol mae’r ysgol a’r Awdurdod Lleol yn ei brosesu amdanoch;
• gofyn i’r ysgolion neu’r Awdurdod Lleol gywiro gwybodaeth sy’n anghywir;
• yr hawl (mewn rhai amgylchiadau) i wrthwynebu prosesu ar sail sy’n ymwneud â’ch sefyllfa arbennig chi;
• yr hawl i gyfyngu prosesu (mewn rhai amgylchiadau);
• cwyno wrth y comisiynydd gwybodaeth sef y rheolwr annibynnol diogelu data;

Cysylltwch â’r isod ynghylch yr wybodaeth mae Gwasanaeth Addysg Awdurdod Lleol Conwy yn ei chadw a’i defnyddio, neu os ydych yn dymuno defnyddio eich hawl o dan GDPR, gweler y manylion cyswllt isod:

Rhif ffôn y llinell gymorth: 029 2067 8400 (llinell gymorth Cymru) neu 0303 123 1113 (llinell gymorth y DU)

Gwefan: www.ico.org.uk