Ar gyfer beth rydym yn defnyddio data?
I ddarparu Gwasanaeth Cwynion Corfforaethol ac i sicrhau bod eich cwyn yn cael ei basio i’r maes gwasanaeth perthnasol am ymateb, rydym yn cofnodi ac yn cadw gwybodaeth bersonol fel y bo’n briodol i amgylchiadau ac yn dibynnu ar natur y gŵyn, efallai bydd gofyn i ni rannu eich gwybodaeth gyda darparwyr gwasanaeth trydydd parti. Prosesir Data Personol gan y gwasanaeth yn unig pan fodlonir o leiaf un o’r amodau canlynol:
- Mae cydsyniad gan Wrthrych y Data.
- Mae’n angenrheidiol i berfformiad contract gyda Gwrthrych y Data.
- Mae’n angenrheidiol ar gyfer cydymffurfio gyda rhwymedigaeth gyfreithiol.
- Mae angen hyn er mwyn diogelu diddordebau hanfodol Gwrthrych y Data neu unigolyn arall.
- Mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformio tasg a wnaed er budd y cyhoedd neu mewn ymarfer o awdurdod swyddogol a roddir i'r Rheolydd Data.
- Mae’n angenrheidiol at ddibenion diddordebau cyfreithlon a weithredir gan y Rheolydd Data neu drydydd parti.
Bydd yr amod perthnasol yn amrywio yn sgil amgylchiadau, ond yn bennaf, amod 5 yw’r prif reswm dros gadw gwybodaeth bersonol ac y caiff ei defnyddio gan y gwasanaeth.
Sut ydym ni’n trafod data personol?
Caiff y data ei ddefnyddio fel y disgrifir yn Hysbysiad Preifatrwydd Llawn y Cyngor ar eu gwefan: Hysbysiad Preifatrwydd Llawn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
Bydd y gwasanaeth yn cydymffurfio gyda gofynion deddfwriaeth diogelu data cymwys. Mae manylion o weithdrefnau diogelu data corfforaethol ar wefan y Cyngor: Diogelu Data
Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol.
Pan fyddwch chi’n cysylltu â Chwynion Corfforaethol byddwn fel mater o drefn yn casglu gwybodaeth bersonol benodol gennych chi, er enghraifft: eich enw, eich rhifau ffôn, eich cyfeiriad e-bost, cyfeiriad cartref a natur y gŵyn, ar adegau, efallai y bydd angen i ni, neu y byddwch chi'n dymuno cyflenwi gwybodaeth bersonol arall ond bydd y math o wybodaeth a gasglwn yn dibynnu ar natur y gŵyn / sylw a gallai hyn fod yn berthnasol i nifer o’n gwahanol wasanaethau.
Gall y Cyngor hefyd ddarparu gwybodaeth bersonol i drydydd parti, ond dim ond lle bo angen hynny, naill ai i gydymffurfio â’r gyfraith neu le y caniateir hynny dan Ddeddfwriaeth Diogelu Data. Os nad yw eich cwyn yn cael ei datrys yn foddhaol, bydd y Cyngor yn rhannu gwybodaeth gyda swyddfa’r Ombwdsman hefyd, pan geisir y wybodaeth ganddynt.
Beth yw’r sail gyfreithiol dros gael a phrosesu gwybodaeth bersonol?
Mae hyn yn angenrheidiol ar gyfer perfformiad ein swyddogaethau.
Am ba mor hir y byddwn ni’n cadw data personol?
Mae amserlenni cadw dogfennau Gwasanaethau Rheoleiddio a Thai yn cynnwys gwybodaeth ynglŷn â pha mor hir y byddwn yn cadw gwahanol fathau o wybodaeth, y flwyddyn bresennol a 2 yw’r cyfnodau cadw cwynion ar hyn o bryd. Pan rydym yn gwaredu gwybodaeth bersonol, byddwn yn gwneud hynny mewn modd diogel.
Beth yw fy hawliau mewn perthynas â’m data personol?
Mae manylion llawn ar sut i wneud cais am ddata personol ar gael ar wefan y cyngor: Diogelu Data – Gwneud cais am eich data