Polisi Cynllunio Strategol

Pwy ydym ni

Ni yw'r adran Polisi Cynllunio ar gyfer Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut yr ydym yn defnyddio gwybodaeth yn rhinwedd ein gwaith fel awdurdod cynllunio lleol mewn perthynas â chynlluniau lleol. Mae’r gwaith hwn yn cynnwys:

• Llunio dogfennau polisi cynllunio
• Prosesu sylwadau ynglŷn â dogfennau polisi cynllunio
• Gweithio gyda chymdogaethau ar eu cynlluniau hwy
• Gweithio gydag awdurdodau cyfagos ar bolisïau strategol
• Sefydlu cytundebau cyfreithiol, cyflwyno hysbysiadau a hyrwyddo’r defnydd gorau o dir

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau ynglŷn â data neu breifatrwydd, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data:

01492 574016

derek.oconnor@conwy.gov.uk

Sut ydym yn cael eich gwybodaeth

Rydym yn derbyn sylwadau a chwestiynau drwy e-bost, drwy’r post a thrwy ein porth ar y we a ddarperir gan JDi Solutions Cyf.

Beth fyddwn yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth

Yn ystod y drefn o lunio’r cynllun mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith ein bod yn ymgynghori ynghylch dogfennau’r cynllun ar sawl cam o’r ffordd.  Er mwyn bod eu sylwadau ynglŷn â’r dogfennau hyn yn ddilys, mae’n rhaid i ymatebwyr ac asiantwyr roi rhywfaint o ddata personol i ni (er enghraifft, enw, cyfeiriad, manylion cyswllt). Mewn rhai achosion prin bydd unigolion yn darparu "data categori arbennig" inni i ategu eu sylwadau.

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a ddarperir inni er mwyn penderfynu ynghylch y defnydd o dir er budd y cyhoedd. Gelwir rhywbeth fel hyn yn “dasg gyhoeddus” a dyna pam nad oes arnom angen ichi “optio i mewn” er mwyn ein galluogi i ddefnyddio’ch gwybodaeth.

Mae’r rheoliadau’n ein gorfodi i gyhoeddi rhai darnau o wybodaeth a ddarperir inni ar gofrestri cynllunio. Mae hwn yn gofnod parhaol o benderfyniadau cynllunio’r awdurdod.

Sut ydym yn rhannu eich gwybodaeth

Nid ydym yn gwerthu'ch gwybodaeth i sefydliadau eraill. Nid ydym yn symud eich gwybodaeth y tu hwnt i ffiniau’r Deyrnas Gyfunol. Nid ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth ar gyfer unrhyw benderfyniadau awtomatig.

Byddwn yn cyhoeddi manylion unrhyw sylwadau ar-lein ac yn swyddfeydd y Cyngor, fel rhan o’r gofrestr gyhoeddus. Weithiau mae arnom angen rhannu’r wybodaeth sydd gennym â gwasanaethau eraill y Cyngor.

Gallwn hefyd gysylltu ag ymatebwyr ac asiantwyr i’w hysbysu o unrhyw ymgynghoriadau sydd ar ddod sy’n rhan o’r un broses o ran llunio’r cynllun.

Golygu (‘cuddio pethau’)

Rydym yn gweithredu polisi sy’n golygu ein bod fel rheol yn golygu’r manylion canlynol cyn cyhoeddi ffurflenni a dogfennau ar-lein:

• Manylion cyswllt personol yr ymatebydd a’r asiant - er enghraifft, rhifau ffôn, cyfeiriadau e-bost
• Llofnodion
• Data Categori Arbennig - er enghraifft, datganiadau ategol sy’n cynnwys gwybodaeth am gyflwr iechyd neu darddiad ethnig.
• Gwybodaeth y cytunir ei fod yn gyfrinachol

Weithiau gallwn benderfynu bod datgelu data o fath sy’n ymddangos yn y rhestr uchod yn angenrheidiol, cyfiawn a chyfreithlon. Mewn achosion fel hynny byddwn yn rhoi gwybod ichi am ein bwriad cyn inni gyhoeddi dim.

Os ydych chi'n cyflwyno gwybodaeth ategol a'ch bod yn dymuno inni ei drin yn gyfrinachol, neu os dymunwch ei ddal yn ôl yn benodol o'r gofrestr gyhoeddus, rhowch wybod inni cyn gynted ag y bo modd - yn ddelfrydol, cyn ichi gyflwyno'ch sylwadau. Y ffordd orau i gysylltu â ni er mwyn trafod hyn yw drwy e-bostio cdll-ldp@conwy.gov.uk  neu ffonio 01492 575461.

Cadw (‘am ba hyd yr ydym yn cadw'ch gwybodaeth’)

Rydym yn prosesu llawer o wahanol fathau o wybodaeth yn unol â’n polisi cadw. Cedwir sylwadau ynglŷn â dogfennau polisi cynllunio am bum mlynedd.

Sylwer:

‘Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r Cyngor warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer gweithredu contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol.  Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail gyfreithiol.’ 

Cwynion a phroblemau

Mae prosesu sylwadau am ddogfennau polisi cynllunio yn dasg gyhoeddus ac nid oes gennych hawl i dynnu’ch cydsyniad yn ôl. Serch hynny, os credwch ein bod wedi gwneud rhyw gamgymeriad neu os byddai’n well gennych chi inni beidio â datgelu rhywbeth, cysylltwch â ni drwy e-bostio cdll-ldp@conwy.gov.uk  neu ffonio 01492 575461.

Os ydych chi am wneud cwyn yn benodol am y modd yr ydym wedi prosesu’ch data, dylech ddilyn ein polisi cwynion corfforaethol yn y lle cyntaf. Os ydym ni’n methu ag ymateb yn iawn, gallwch gyfeirio’ch cwyn at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.